5 советов тем, кто ожидает аудит системы качества. Взгляд аудитора

Аудит системы качества – самый распространенный вид аудита, с которым сталкиваются организации. Аудит системы качества – это оценка способности организации

• стабильно и в долгосрочной перспективе,
• в соответствии с установленными требованиями (установленными в Спецификациях, ТУ, ГОСТ и других нормативных документах) и обещаниями («Перезвоним Вам в течение 3 минут», «Привезем пиццу за 40 минут»), информацией на этикетке («Без заменителей молочного жира», «Лак для ногтей с экстрактом василька»)

производить продукцию, оказывать услуги для своих потребителей.

Система качества создает условия и предпосылки для качественной работы, а аудит системы качества оценивает функционирование системы. Соответственно задачей аудитора является правильно оценить, а задача аудитируемых – правильно представить систему качества.

Если вспомнить, когда и зачем проводится аудит системы качества:

• Аудит системы менеджмента качества проводят компании для выбора и оценки деятельности своих поставщиков.
• Аудит системы качества проводят торговые сети для поставщиков продукции.
• Аудит на соответствие с требованиями международных стандартов ISO 9001, IATF 16949, EN 9100, ISO 13485 проводят сертификационные органы.

Каждая из указанных ситуаций очень важна для организаций. Успешный аудит системы качества обеспечивает возможность начать или продолжить сотрудничество, осуществлять продажи своей продукции и услуг. Аудиторы ТМС РУС в полной мере соблюдают принципы беспристрастности, однако, всегда переживают за результат.

В данной статье мы собрали рекомендации организациям для успешного прохождения аудита. Пусть данные советы помогут взглянуть на аудит системы качества взглядом аудитора; помогут и новичкам, и опытным организациям уверенно представлять свою систему качества всем заинтересованным сторонам.

Совет 1. Не бойтесь аудитора. Аудитор – такой же человек, он не приходит с целью выявить несоответствия. Хороший аудитор (такой как в ТМС РУСJ) оценивает соответствие, объясняет причины проставления той или иной оценки. Аудитору, как и любому человеку в самых различных жизненных ситуациях, приятнее давать положительную оценку. Поэтому задача аудитируемых – в лучшем виде продемонстрировать систему качеству своей организации. Тем самым можно и помочь себе и избавить аудитора от необходимости говорить «неприятные вещи».

Совет 2. Не переделывайте процессы и подходы незадолго до аудита системы менеджмента качества с целью сделать их идеальнее. Здесь можно вспомнить поговорку: «Лучшее – враг хорошего». Часто в такой ситуации новые документы, процессы оказываются не до конца внедренными, реализуются с отступлениями. В итоге аудитор формулирует несоответствие. Один из примеров приводим на рисунке ниже. Компания проводит в соответствие с нормативно-правовыми актами дезинфекцию автотранспортных средств перед каждым рейсом. В компании эксплуатируются 40 собственных машин, привлекается сторонний транспорт. При таком количестве работ по дезинфекции запись, отражающая факт осуществления дезинфекции, должна быть чем проще, тем лучше. При подготовке к аудиту, однако, компания улучшает и тем самым усложняет форму записи по результатам дезинфекции. Транспортный отдел вовремя не проинформирован, поэтому на аудите продемонстрирован новый документ, но старая форма записи.

Совет 3. Говорите уверенно, однозначно и правду. Многовариативными фразами на аудите системы качества будут высказывания:

• «Обычно»
• «Как правило»
• «Чаще всего» или «часто».

У аудитора формируется вариант «альтернативы» в голове, поэтому в таком случае появятся дополнительные вопросы: «А как процесс может ещё происходить?», «Какие варианты еще могут быть?»

Если аудит системы качества выявляет объективное нарушение от установленных процедур, рекомендуем обсуждать с аудитором дальнейшие действия, а не придумывать ложные объяснения. В итоге расследования неправильных объяснений правда все равно будет выявлена, попутно очень часто выявляются другие несоответствия. Помогает предоставлять объективную и правдивую информацию, не запутаться в представлении подходов привлечение ответственных сотрудников к аудиту. К тому же участие большого количества специалистов подтверждают выполнение одного из принципов системы менеджмента качества - обеспечение вовлеченности персонала.

Совет 4.  Давать документы строго по запросу. Аудитор на аудите систем качества работает по выборке. Все примеры, подтверждающие документы, свидетельства аудита будут запрошены аудитором в двух вариантах:

• Общей формулировкой: «Покажите пример, пожалуйста» или
• Конкретным запросом: «Могу я посмотреть свидетельства прохождения первичного инструктажа Иванова И.И., сотрудника участка наладки?»

Всегда предоставляйте аудитору один-два примера по вашему выбору или конкретный пример, запрошенный аудитором. Не предоставляйте аудитору всю папку с документацией по аудитируемой теме. В папке всегда могут оказаться «неприятности»: забыт неактуальный документ, не подписаны листы ознакомления и многое другое. Пусть уже эти «неприятности» случатся при выборке аудитора, а не по доброй воле аудитируемых.

Совет 5. Спрашивайте и переспрашивайте, если что-то непонятно. Одним из главных результатов, для чего проводится аудит системы качества, это – проведение улучшений в результате. Всегда должно быть понятно, какое несоответствие есть в системе менеджмента качества, почему это наблюдение аудита является несоответствием. Одним из ярких примеров в нашей практики является случай, когда компания обратилась в отдел обучения ТМС РУС с заказом семинара по интегрированной системе менеджмента. Причиной обращения за семинаром стал отчет по аудиту с назначенными мероприятиями «заасфальтировать проезд к теплоцентрали», «установить дезинфектанты для рук», «улучшить документирование работ по техническому обслуживанию». Не обсуждая сейчас, прав или не прав был аудитор в формулировках отчета, компания также не смогла вспомнить обоснования, зачем класть асфальт, в каких местах и почему нужна дезинфекция рук.

И напоследок, выбирайте хороших аудиторов, давайте обратную связь. Как и в любой другой сфере, аудит системы качества можно и нужно улучшать.

Дополнительным инструментом при подготовке к аудиту системы качества может стать диагностический аудит. Подробнее о данной услуге можете прочитать здесь: Диагностический аудит

Сертификация систем менеджмента, лучший аудит системы качества

info@tms-cs.ru