Актуальность внедрения Бережливого офиса

«В живой природе выживают не сильнейшие и не умнейшие виды, а те виды, которые наиболее чутко реагируют на изменение окружающей среды» (Ч. Дарвин).

Мы живём в быстро меняющемся, конкурентном мире. Объёмы информации каждые несколько лет увеличиваются в 2 раза. Каждый сотрудник вынужден делать плановую работу, неплановую, срочную, очень срочную работу, работу по заданию руководства, решать проблемы, в том числе повторные и те, которые «вылезли», из-за того что не успели что-то сделать правильно с первого раза, а также помогать другим сотрудникам, исправлять чужие и свои ошибки и огрехи планирования. Всё это приводит к перегрузке, стрессам, эмоциональному выгоранию сотрудников. Причём, чем руководитель и специалист более ответственный и компетентный (к радости вышестоящего руководства), тем загрузка и её последствия у него проявляются более значительно.

Офис не всегда включает в себя понятие только «офисный планктон», офисные подразделения – это подразделения по стратегическому планированию, развитию, проектированию, подготовке производства, закупкам, персоналу и т. д. Посмотрите, чем занимаются коллеги Вашего или других подразделений. Конечно, все работают, то есть, заняты работой. Вопрос: какой процент времени составляет работа, не добавляющая ценности, какую долю составляют потери в работе сотрудников, сколько уходит времени на различные ожидания, поиски чего-либо, доработку или решение проблем, какова эффективность процессов? Если проанализировать работу любого подразделения, бюро, отдела, дирекции и т.д., то можно заметить, что на решение проблем и работу, которая не добавляет ценность потребителю, уходит иногда более 70-80% времени. В результате плановую работу качественно с первого раза некогда делать, а после это неизбежно ведет к необходимости решать проблемы. Экстенсивный путь развития – это хорошо, когда ресурсы не ограничены и нет конкуренции, то есть на любую проблему или поставленную задачу можно выделить больше производственных площадей, больше сотрудников, больше оборудования, больше сырья, больше ресурсов, но время такого подхода уже ушло…

Есть ли выход их этого порочного круга, можно ли делать работу более качественно с первого раза, делать быстрее, эффективнее и при этом тратить на это существенно меньше ресурсов? Ведь я повторяю, мы живём в конкурентном мире. Конечно, альтернатива есть – это внедрение Бережливого офиса. Что даст предприятию внедрение Бережливого офиса:

1. Определить ценность с точки зрения потребителя.
2. Определить и максимально устранить потери в офисных подразделениях.
3. Повысить эффективность офисных процессов.
4. Повысить мотивацию сотрудников и эффективность их работы.
5. Повысить удовлетворённость потребителя.
6. Сократить время на поиск информации и документов.
7. Организовать в офисе «вытягивающее производство».
8. Снять барьеры между подразделениями.
9. Ускорить процесс решения проблем и сократить количество проблем;
10. Сделать работу такой, чтобы сотрудники шли на работу с удовольствием, ведь устают не от того, что много работают, а от того, что неправильно работают.

Главная цель создания Бережливого офиса – повернуться лицом к потребителю, обеспечить потребителя продуктами и услугами с тем уровнем качества, ценой и сроками, которые он ожидает. Главные характеристики Бережливого офиса – это:

• отсутствие ошибок (в идеале 0 ошибок);
• скорость выполнения работ (как правило, повышается существенно);
• отсутствие дополнительных доработок и сверхурочных работ ;
• сокращение стоимости продуктов и услуг за счёт сокращения потерь;
• увеличение скорости прохождения по потоку;
• качественное планирование и сокращение потерь и проблем, связанных с ошибками при планировании;
• внедрение 5S и быстрый поиск документов и информации;
• своевременное и качественное выполнение проектных работ;
• работа по KPI.

Бережливый офис даёт инструменты по системному сокращению потерь в офисе, например, потерь связанных с:

• временем ожидания получения информации или потерь, связанных с поиском документов;
• временем, потраченным сотрудниками на хождение между кабинетами;
• пролёживанием документов в столах сотрудников;
• временем на доработку;
• временем на обработку данных.

Особенность внедрения Бережливого офиса состоит в том, что происходит внедрение стандартной работы руководителей и специалистов, системы эскалации и быстрого решения проблем, системы управления знаниями организации, внедрение визуального управления, как итог - сокращение офисных потерь.

Также важен эффект синергии, если Вы внедряете Бережливый офис параллельно с такими инструментами, как:

1. Тайм-менеджмент;
2. Инструменты личной эффективности руководителей и специалистов.
3. Создание системы эффективных совещаний.
4. Создание эффективной оргструктуры предприятия на базе процессного подхода.
5. Создание системы визуального управления.
6. Внедрение методов СМК.

Кто-то скажет, зачем улучшаться, ведь ресурсов всегда не хватает, работа всегда только добавляется, работа притягивает к себе «другую работу». А ещё есть руководители, для которых «управление» сводится к тому, чтоб выбрать «рабочих лошадок» и грузить, грузить их по полной программе, чтоб покрыть работу некомпетентных сотрудников. Каждое предприятие и каждый сотрудник решают для себя сами, двигаться вперёд или катиться назад. Внедрять Бережливое производство, в том числе, и Бережливый офис – это, в первую очередь, означает понимать и думать: именно на это должно уходить 90% времени и ресурсов, хотя эту главную работу совершенно не видно и она остаётся «за кадром».

Если Вы хотите, чтобы Ваше предприятие, было успешным и прибыльным, то без современных методов менеджмента этого добиться этого невозможно. Поэтому пусть Бережливый офис (как одна из очень эффективных современных методик) своевременно и эффективно внедряется у Вас, а не у Ваших конкурентов. Помните, что «кто выиграет время, выиграет всё».

Кудряшов А.В.
Департамент менеджмент сервис
info@tms-cs.ru