Продолжение статьи о предпосылках эффективного аудита поставщика, опубликованной у нас на сайте: https://tms-cs.ru/interesnoe/audit-postavshchika-chast-1-predposylki
В этой статье рассмотрим подходы относительно цели и планируемых результатах аудита, точки проведения аудита в процессе сотрудничества с поставщиком. Эти темы взаимосвязаны друг с другом. Рассмотрим различные виды аудитов по порядку, в этой части поговорим про самый распространенный вид аудита – аудит нового поставщика, который проводится для оценки рисков и возможностей сотрудничества.
Целесообразно такой аудит проводить после первого квалификационного отбора, когда поставщик уже утвержден по надежности и документации. Ожидаемым результатом такого аудита является утверждение или блокировка поставщика по критериям качества.
В этой связи необходимо учесть следующие аспекты:
- Если во второй тур вышел только один поставщик, это может быть фактором давления на то, чтобы его все-таки утвердили. Непрохождение аудитов по качеству может произойти и со всеми поставщиками второго тура. Ни один из этих факторов не должен помешать аудитору сделать правильную оценку, объективно провести аудит. Для исключения данного риска – разделите два понятия: оценку поставщика и решение об утверждении /блокировке поставщика. Разделить можно и по времени, и по исполнителям, и по процессам.
- При наличии нескольких поставщиков во втором туре целесообразно проводить аудит одной командой аудиторов, чтобы повысить объективность выбора и сравнения поставщиков. Для реализации данной рекомендации определите правильный состав аудиторов, которой сможет выполнять поставленные задачи с отрывом от основной работы. Или поручите аудит экспертной организации, ТМС РУС.
- С точки зрения психологии аудита – это самый сложный тип аудита, так как новый поставщик будет хвастаться своими достижениями (предлагать экскурсии по предприятию, посещения музея компании или шоу-рума и т.д.), сопротивляться требованиям, активно возражать на замечания и даже рекомендации. Очень критичным будет этап проведения заключительной беседы на аудите, так как по озвученным результатам аудита организация-поставщик будет угадывать результат, состоится сотрудничество или нет. И чем критичнее для поставщика получение контракта (старт сотрудничества), тем эмоциональнее он будет реагировать на озвученные аудиторами замечания.
Идеальные характеристики команды аудиторов для нового поставщика:
- Знание отрасли поставщика потребуется для быстрого ориентирования в процессах, подходах, рисках, а также с точки зрения понимания практик, как это обычно у предприятия данной отрасли происходит. Для ответа на возражения по сделанным замечаниям можно будет привести примеры некоторых известных предприятий отрасли.
- Владение временем, чтобы прерывать долгие презентации, представления.
- Хорошие навыки управления возражениями, умение аргументировать в защиту предъявляемых требований.
- Соблюдение этических принципов аудита: не сравнивать одного поставщика с другим, не выносить решений о старте / невозможности старта сотрудничества, если, конечно, такие полномочия не даны команде аудиторов, соблюдать конфиденциальность, не предоставлять информацию о результатах аудитов других поставщиков. Из нашего опыта хорошо помогает аргумент: «Не важно, как у других, задача в любом случае стоит сделать лучше, быть эффективнее, не допускать ошибок».
Продолжение следует…
О. Колчина
Департамент обучения и комплексных проектов
info@tms-cs.ru