Аудит системы менеджмента. Как достигать лучших результатов?

Аудит системы менеджмента призван дать объективную оценку системы менеджмента для определения последующих мероприятий по улучшению. Ключевой предпосылкой для того, чтобы не просто был проведен аудит системы менеджмента, а еще и «сработало» улучшение, является компетентность аудитора.

Руководящие указания по компетентности аудитора определяет стандарт ISO 19011. Знания и навыки аудитора формируются из 2 областей:

Среди общих и специальных знаний нельзя отдать приоритет какой-либо одной области. Одинаково неудачный будет аудит при недостаточной компетентности как в области аудита, так и в области специальных знаний. «Много знает, но объяснить не может», так часто говорят про аудитора с глубокими знаниями по предмету аудита, но без навыков ведения беседы, аргументирования, формулирования заключений и коммуникации. Противоположную историю часто озвучивают участники наших семинаров, когда характеризуют аудитора так: «Он очень приятный человек, общительный, коммуникабельный, у него всегда все четко по плану, но, к сожалению, мы не видим большой пользы от аудита».

Мы, к сожалению, не можем помочь с подготовкой аудиторов по специальным знаниям, но поделимся нашим опытом, как проводить успешный аудит системы менеджмента в части методов, формы, средств коммуникации.

Два важных навыка аудитора

В данной статье остановимся на двух важных навыках аудитора: собирать и перепроверять информацию, связанную с критериями аудита. Для того, чтобы выполнить эту задачу, можно ответить на вопросы:

• где и как можно собрать информацию,
• какую выборку применить.

Ответ на вопрос как собирать информацию дает стандарт ISO 19011, определяя следующие источники информации:

Не всегда можно использовать наблюдение за деятельностью, но проведение интервью и анализ документированной информации аудитор систем менеджмента проводит на каждом аудите. Пример плана работы аудитора систем менеджмента для процесса «Техническое обслуживание производственного оборудования» приведем на картинке ниже:

Для получения информации из указанных источников аудитору понадобятся много знаний и навыков, например:

• аудит системы менеджмента не предоставляет возможности прочитать все документы от начала до конца в спокойной обстановке. Поэтому аудитор учится не только читать документы «по диагонали», но и правильно устанавливать приоритеты, какие документы выбирать для изучения;
• для каждого наблюдения аудитор определяет степень глубины и детализации. Например, осуществляя наблюдения по борьбе с грызунами, можно ограничиться просмотром установленных ловушек, а можно заглянуть внутрь или открыть контейнеры, чтобы убедиться в наличии приманок внутри.

После сбора свидетельств аудита аудитор должен их перепроверить. Такая дополнительная проверка важна, так как полученная информация может быть неполной, противоречивой или даже ложной. Задача аудитора не анализировать причины почему так произошло, а собрать достаточное количество свидетельств, подтверждающих объективность информации в результате аудита систем менеджмента.

Как проходит верификация информации?

Используя все три источника информации, аудитор получает одновременно и возможность ее перепроверить: совпадает ли информация из интервью с тем, что регламентировано или написано в документах, и с тем, что наблюдает аудитор. Однако, на аудите систем менеджмента могут быть использованы и другие инструменты для перепроверки. Если вернуться к нашему примеру аудита процесса технического обслуживания, то дополнительная верификация информации может быть проведена, например:

• через проверку данных о списании расходных материалов и запасных частей для осуществленных работ
• через интервьюирование сотрудников и руководителя производства о сроках, характере, проблемах по процессу обслуживания производственного оборудования
• через изучение планов производства, которые должны продемонстрировать отсутствие производства на линиях, проходивших ППР

На сколько нужно использовать такой глубокий анализ - решает аудитор. Именно он несет ответственность за использование объективной информации для выводов аудита. Мы не даем рекомендаций по тщательности анализа информации, так как очень многое зависит от конкретной ситуации на аудите. Скорее будем рекомендовать принцип «золотой середины». Аудит системы менеджмента не должен превратиться в расследование, но и не должен оставаться поверхностным, основываться, например, только на результатах интервью. Аудитору

• и для проведения интервью («Зачем Вам нужен главный механик, я сам могу все рассказать!»),
• и для анализа документации («Мы не можем показать данный документ, он конфиденциальный»),
• и для перепроверки информации («У нас бухгалтер отъехал, не сможем сейчас просмотреть списание запчастей, давайте мы Вам лучше покажем вживую наш подменный фонд»)

понадобятся сильные коммуникативные навыки, обеспечивающие, как определяет ISO 19011, «эффективный обмен информацией». Наш опыт и подсказки о том, как реализовать эффективную коммуникацию для качественного аудита систем менеджмента, представим в нашей следующей статье.

Мы будем рады видеть Вас на наших обучающих тренингах:

• Внутренний аудит систем менеджмента качества согласно ISO 9001:2015, ISO 19011:2018 - 17 – 18 марта 2022 / 28 – 29 апреля 2022
• Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента согласно ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, ISO 19011:2018 - 17 – 18 февраля 2022 / 18 – 19 апреля 2022
• Внутренний аудит систем менеджмента пищевой безопасности 3 - 4 марта 2022
• Аудит поставщика 24 – 25 марта 2022

Отдел обучения

ООО «ТМС РУС»

info@tms-cs.ru