«Нам нужно срочно подготовиться к аудиту. Нам нужно иметь гарантии того, что мы пройдем его без критических нарушений».
Знакомая ситуация? Какой выход и быстрые решения можно предпринять, чтобы представить предприятие клиенту / руководству в лучшем виде? Сразу оговоримся, что в данной статье мы рассмотрим возможные оперативные мероприятия до аудита второй стороны (потребителя, руководства…), не до сертификационного аудита. Сертификационный аудит не будет иметь акцентов, он рассматривает готовность системы менеджмента качества (СМК) в целом. Лучшим выходом при неготовности СМК к аудиту третьей стороны будет перенести на максимально возможный период срок его проведения. И это возможно: правила международной сертификации ISO 9001 устанавливают жесткие сроки только в отношении первого инспекционного аудита после сертификации СМК, ресертификационного аудита.
Аудит клиента и, тем более, руководства отложить не всегда получается, к тому же вызывает подозрение. В этой связи даем рекомендации, что минимально необходимо и можно улучшить до аудита. Мы рассмотрим стандартную ситуацию, когда посещение предполагает оценку системы менеджмента качества, то есть надежности, стабильности процессов и ведение доказательной базы (документации).
Первоочередные меры:
- Навести порядок. Очень важно показать предприятие аккуратным, с внедренной культурой производства. Это означает: вынести весь мусор, все лишние/неиспользуемые предметы с зон хранения, контроля, производства. Особое внимание уделить свидетельствам курения и приема пищи на рабочих местах вне участков приема пищи.
- Одеть персонал процессов производства и контроля в спецодежду, лучше, в одинаковую, в одинаковом стиле. Это сразу улучшит общее впечатление о предприятии.
Следующие шаги связаны с необходимостью отделить и / или обозначить бракованное / негодное. Все забракованные продукты или продукты, по которым еще не принято решение, отделить от принятых годных изделий или партий. Обозначить бирками/лентами – «БРАК», «НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ» и т.п. Неработающее оборудование, в том числе измерительное, а также оборудование без аттестации, поверки, калибровки обозначить блокирующей карточкой «НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ». Эти действия должны касаться мест хранения, производства и контроля.
На рабочих местах на участках производства и контроля необходимо разместить технологические, рабочие, контрольные инструкции. Данные процедуры могут быть представлены в ГОСТ, ТР ТС, Технических условиях, либо в Технологическом регламенте. Если совсем ничего нет, то это – важная группа документов, которые необходимо оперативно создать, согласовать, утвердить и обеспечить их наличие в нужном месте.
Документы, которым также уделяется большое внимание – это документы, определяющие подчинение, ответственность и полномочия персонала. К аудиту обязательно нужно иметь организационную структуру и должностные инструкции. Чаще всего предметом аудита являются должностные инструкции на ключевой персонал СМК: на руководителя производства, главного технолога, руководителя контроля качества, руководителя склада. Примеры должностных инструкций можно в достаточном количестве найти в Интернете, необходимо взять их за основу и адаптировать к задачам и условиям конкретного предприятия.
Из подтверждающих деятельность документов необходимо обеспечить наличие записей (журналов, протоколов, карт…) по производству и контролю конкретного продукта / партии, то есть свидетельства выполнения производственных и контрольных инструкций.
Если останется время, силы и возможности, то из требований «управления процессами» рекомендуем уделить первоочередное внимание процедуре работы с жалобами и рекламациями. Как минимум, обеспечить свидетельства учета, сбора всех поступающих жалоб и рекламаций, их рассмотрения и выполнения решений по результатам анализа, а также нахождения причины рекламации и назначения мероприятий по ее устранению. Если использовать терминологию СМК, то ввести порядок обработки рекламации, назначения последующих корректирующих действий.
Выполнение данных рекомендаций обеспечивает свидетельства функционирования минимально необходимой производственной системы.
Мы не рекомендуем показывать другие хорошие производственные площадки (в нашей практике были и такие случаи), срочно покупать сертификаты СМК, сертификаты обучения внутренних аудиторов, готовые пакеты документов. Как указано выше, мы вообще настоятельно рекомендуем не демонстрировать того, чего нет; не обманывать аудиторов. Во-первых, опытный аудитор такие неработающие практики очень легко выявит, во-вторых, это приведет к подозрению, что точно такой же обман / фальшивые процессы могут быть использованы в сотрудничестве с предприятием в целом.
Ольга Колчина
Руководитель департамента обучения и комплексных проектов
info@tms-cs.ru