Несоответствие на аудите-всегда неприятно, особенно когда оно «всплывает» там, где не ждешь, где аудитору не подготовлена «объяснялка».
Давайте сразу к примеру:
При возвращении с обхода производства в офис аудиторов встречают два дружелюбных пса. Несоответствие на аудите это потому, что речь идет о системе менеджмента с обязательными требованиями GMP (любое пищевое производство, производство косметической продукции, фармацевтическое производство, производство медицинских изделий и др.). То есть там, где свободно гуляющих вредителей на территории предприятия быть не должно, они есть.
Что делать в такой ситуации ответственному за аудит?
Неправильные решения / действия:
- Оставаться равнодушным, продолжить аудит как будто ничего не произошло, ответить: «Так бывает»
- Признавать, что несоответствие на аудите будет всегда: «Ну так у нас рядом жилой сектор, конечно, они забегают»
- Начинать ругать персонал: «Почему у тебя тут собаки на территории разгуливают?!!!»
- Понимая, что аудитор прав, тем не менее, придумывать аргументы, почему это точно не несоответствие: «Это собаки приехали вместе с нашими местными пожарниками, которых вызвала охрана …»
- И наоборот, понимая, что аудитор не прав, молчать, бояться аргументировать и представлять принятые правила системы менеджмента
- Паниковать, нервничать, расстраиваться,….
Что будет правильными действиями ответственного лица при выявлении несоответствия на аудите?
- Если несоответствие — действительно несоответствие, то корректно его признать: «Да, действительно непорядок, у нас нежданные гости»
- Если есть возможность и применимо, прервать аудит и назначить срочные немедленные действия. В нашем случае, например, позвать сотрудника охраны и попросить увести собачек с территории.
- Если есть возможность и нужна срочность, то инициировать очень оперативно анализ причин с целью назначения корректирующих действий. Озвучить эту необходимость аудитору. Причина нашего примера была сразу выявлена. Для уборки снега были открыты запасные ворота, через которые «вредители» и забежали.
ВАЖНО! При документировании несоответствия и всех предпринятых действий еще раз проанализировать, насколько все причины и все необходимые мероприятия проведены. В нашем примере это может быть анализ,
- почему никто другой не заметил, как собаки проникли на территорию
- а если и заметил, почему не было реагирование на несоответствие на аудите.
По результатам «не заметили» или «не поняли, что это несоответствие аудита», можно дополнить анализ причин, почему не заметили, корректирующие мероприятия (провести обучение).
И аудитор вне зависимости от того, исправлено ли было происшествие и его причина оперативно, по правилам должен документировать это несоответствие аудита в результатах, как раз чтобы в рамках следующего аудита оценить, на сколько результативны были разработанные корректирующие действия.
Департамент Менеджмент Сервис (сертификация систем менеджмента)