В настоящее время большинство организаций с внедренной системой менеджмента качества сталкивается с большим количеством изменений, возникающих в результате изменений внешних и внутренних факторов, воздействующих на организацию, что в свою очередь влечет за собой потребность внесения корректировок в систему менеджмента.
Поскольку большинство организаций осуществляет подобные корректировки в бессистемной, реакционной манере, возникла необходимость дать рекомендации – как же необходимо действовать в таких ситуациях с точки зрения стандарта ISO 9001:2015.
Наиболее часто встречающееся изменение – это корректировка организационной структуры в результате решений высшего руководства. Подобные изменения, как правило, не планируются, и соответствующие подразделения ставятся перед фактом необходимости актуализации нормативной документации. Более того, в результате таких изменений в лучшем случае оперативно актуализируются только такие документы, как Положения о подразделениях и Должностные инструкции. Остальной объем нормативной документации ждет плановой актуализации, что нередко происходит только через несколько лет. В итоге система менеджмента утрачивает свою целостность.
Итак, что же нужно делать при значительных изменениях организационной структуры, ведущей к:
- пересмотру и актуализации большого объема документации;
- пересмотру существующей процессной модели;
- перераспределению сфер ответственности и функционала среди служб и отделов.
В таких случаях необходимо руководствоваться требованиями раздела 6.3 Стандарта ISO 9001:2015, который гласит:
Если организация определяет необходимость изменения в СМК (см. п. 4.4), данное изменение должно осуществляться в соответствии с планом и систематическим образом. Организация должна учесть следующие вопросы:
- цель изменения и любые возможные последствия;
- сохранение целостности СМК;
- наличие ресурсов;
- распределение или перераспределение обязанностей и полномочий.
На практике это означает следующий порядок действий:
- Необходимо определить объем требуемых изменений – например, в Перечне документированной информации СМК выделить те документы, которые будут меняться (включая такие документы как: организационная структура, должностные инструкции, положения о подразделениях и т.д.). Полезно будет составить матрицу с описанием перераспределяемых функций и полномочий.
- Разработать План мероприятий по внедрению изменений в СМК по каждому изменяемому и вновь разрабатываемому документу, указать срок его изменения или разработки, ответственного за разработку, а также ожидаемый результат разработки.
- Выпустить организационно распорядительный документ(ы) (Приказ, распоряжение) о порядке действий на период изменений. То, чем будет руководствоваться персонал организации в новой измененной обстановке до тех пор, пока не будет выполнен План мероприятий по п.2. Естественно, ОРД должна содержать описание изменяемого функционала и ответственности руководителей, а также описан временный порядок действий или даны ссылки на соответствующие документы.
Если объем изменений затрагивает множество подразделений, спланировать сразу все не представляется возможным, так как необходимость актуализации часто выявляется уже в процессе работы. Для этого можно разделить процесс изменения на этапы. После завершения каждого этапа оценивается полученный результат, после чего актуализируется План мероприятий по внедрению изменений в СМК. 1. Примерный состав этапов:
- Этап 1. Изменение организационной структуры и процессной модели, т.е. схемы взаимодействия процессов, перечня процессов, матрицы распределения ответственности за управление процессами СМК и т.д.
- Этап 2. Изменение должностных и рабочих инструкций, положений о подразделениях и т.д.
- Этап 3. Изменение основных нормативных документов СМК: стандарты организации, корпоративные положения и инструкции, регламенты и т.д.
- Этап 4 требуется после завершения всех изменений для проверки адекватности проведенных корректировок. Как правило это делается в ходе внутреннего аудита, в результате которого выясняется новое состояние системы менеджмента и выявляется объем необходимых дополнительных доработок.
Важно понимать, что внесение корректировок в систему менеджмента без анализа требуемых изменений и разработки соответствующих планов приводит к потере связности требований ISO 9001:2015 в системе, т.е. возникновению дублирования функций, исчезновению ответственности за реализацию видов деятельности, размытию зон ответственности и полномочий.
А. Бобрович,
Департамент Менеджмент Сервис
info@tms-cs.ru