Организация, которая внедрила и поддерживает требования стандарта ISO 22000:2018 или требования схемы сертификации FSSC 22000, должна управлять услугами, поставляемыми внешними провайдерами для гарантии того, что данные услуги не оказывают отрицательного влияния на способность Организации соблюдать требования собственной Системы Менеджмента Пищевой Безопасности (ISO22000:2018 п. 7.1.6).
О каких поставщиках услуг идет речь? Такие услуги включают в себя, но не ограничиваются:
Процесс утверждения (первичной оценки) и мониторинга поставщиков услуг основывается на оценке риска и учитывает его:
- Риск для безопасности и качества продукции;
- Cоответствие любым конкретным законодательным требованиям;
- Потенциальные риски для безопасности продукта (т. е. риски, выявленные в ходе оценки уязвимости и защиты продукта).
Кто и как может определить критерии к закупаемой услуге? Как минимум, критерии/требования должны сформулировать компетентные лица, эксперты организации. Например, критерии к поставщикам лабораторных услуг или клининга может определить директор по качеству или менеджер по пищевой безопасности. Критерии для процессов транспортировки и дистрибуции, хранения и отгрузки могут определить менеджер по логистике и директор по качеству совместно.
Рассмотрим первичную оценку поставщика услуги. Методы оценки можно применить следующие:
1. Первоначально собирается информация о потенциальных поставщиках услуг, а именно:
- Репутация поставщика как делового партнера;
- Наличие лицензии на вид деятельности (в случае законодательного требования РФ);
- Наличие аккредитации ГОСТ ИСО/ МЭК 17025 (в случае лабораторных услуг);
- Наличие системы менеджмента качества (ISO 9001:2015) или системы менеджмента пищевой безопасности (ISO 22000:2018, FSSC 22000, BRC, IFS если применимо);
- Стоимость услуги.
Таблица 1
ПРИМЕР БАЛЬНАЯ ОЦЕНКА ПОТЕНЦИАЛЬНОГО ПОСТАВЩИКА УСЛУГ
(первичная)
| № | Показатель | Баллы (если лицензия не нужна | Баллы (если лицензия/ аккредитация нужна) |
|---|---|---|---|
| 1 | Сроки выполнения услуг | 20 | 20 |
| 2 | Стоимость услуг | 25 | 20 |
| 3 | Отсрочка платежа | 25 | 20 |
| 4 | Репутация | 30 | 10 |
| 5 | Наличие лицензии/аккредитации/ сертифицированная система ISO 22000/ ISO 9001/ FSSC 22000/ IFS/ BRC и т. д. | — | 30 |
2. Обработка, анализ полученных анкет (балльная оценка, пример в Таблице 1).
Эксперты должны качественно оценить работу предприятий по выбранным критериям.
3. Принятие решения по каждому провайдеру с выдачей письменной обратной связи.
Принятие решения коллегиально: руководитель отдела закупок и менеджер, ответственный за процесс и критерии к процессу.
4. Документированная обратная связь (положительная или негативная) провайдеру услуги.
5. Составление договора на поставку услуги. Включение критериев к процессу в виде приложения к контракту- идеальный подход.
Если речь идет об аренде складов для хранения сырья, готовой продукции или осуществления процедуры копакинга хорошей практикой является аудит данной площадки. Свидетельства аудита (и опросник, и фото, видео материал) необходимо сохранить.
6. Утвержденный поставщик (провайдер) услуги заносится в реестр поставщиков.
Стандарт ISO 22000:2015 (п.7.1.6) также требует проведение мониторинга и повторной оценки поставщиков услуг. Организация должна установить период для проведения такого мониторинга. Обычно оценка проводится ежегодно, так как и финансы планируются ежегодно, и продления договоров проводятся на ежегодной основе.
Пример перечня показателей для мониторинга приведен в Таблице 2. Данные документируются.
Таблица 2
ПРИМЕР БАЛЬНАЯ ОЦЕНКА ДЕЙСТВУЮЩЕГО ПОСТАВЩИКА УСЛУГ
| № | Показатель | Баллы (если лицензия не нужна | Баллы (если лицензия/ аккредитация нужна) |
|---|---|---|---|
| 1 | Соблюдение сроков оказания услуг | 25 | 20 |
| 2 | Сохранение стоимости услуг | 25 | 20 |
| 3 | Сохранение условий оплаты в ходе сотрудничества | 20 | 10 |
| 4 | Качество услуги (без рекламаций) | 30 | 20 |
| Качество услуги (2 рекламации) | 15 | 10 | |
| Качество услуги (более 3-х рекламаций) | 0 | 0 |
На основании данных вносится обновленная информация в Реестр поставщиков услуг, проводятся дальнейшие действия по развитию поставщиков, по поиску альтернативных провайдеров и т.д.
Организация должна хранить документированную информацию по первичной и повторной оценке поставщиков услуг, а также по любым необходимым действиям, которые были определены в процессе данных оценок. Это обязательное требование стандарта ISO 22000:2018.
Желаем Вам успешной реализации данного системного требования системы менеджмента пищевой безопасности!
Е.Овдиенко
Ведущий эксперт
info@tms-cs.ru