О документированной информации по внутреннему аудиту и последующим действиям

Разработать удобные формы для ведения документированной информации – всегда не очень просто. Часто одна и та же информация дублируется, что создает сложности при ее заполнении и/или актуализации. Ниже мы рассмотрим подходы, какие формы документированной информации могут быть использованы при реализации внутренних аудитов и последующим действиям.

Проведение внутренних аудитов с целью оценки:

• соответствия требованиям функционирующих систем менеджмента;
• назначения мер по улучшению

является обязательным требованием международных стандартов различной направленности. Значимость внутреннего аудита в системе менеджмента обусловлена не самим аудитом, как проверкой, а потенциалом в действиях, назначаемых после аудита.

Такими действиями должны быть:

• меры по коррекции. Коррекция согласно ISO 9000 – действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия
• корректирующие действия (КД), действие, предпринятое для устранения причины несоответствия и предупреждения его повторного возникновения.

Несмотря на то, что работа с несоответствиями по результатам внутреннего аудита должна осуществляться в направлениях коррекции и корректирующих действий, мы помним и тот аспект, что корректирующее действие разрабатывается не всегда.

Необходимость мероприятий, направленных на устранение причины выявленного несоответствия, вытекает из анализа причин и выводов о возможности повторения несоответствий.  Все действия подлежат документированию с целью сохранения знаний и последующего анализа.

На практике рекомендуется использовать разные документы для сохранения информации о предпринятых мерах. Действия, направленные на работу с самим несоответствием (например, меры по коррекции) в результате внутреннего аудита будут документироваться в Отчете по аудиту и/или в бланках регистрации несоответствий.  

Пример содержания Отчета по аудиту с описанием выявленных несоответствий можно посмотреть здесь. При этом  необходимо сделать оговорку, что не всегда возможны действия по устранению несоответствия.

Примеры таких несоответствий:

«Не ведется журнал регистрации параметров технологических процессов с 01.05.2018г.»

или

 «Не проведено запланированное техническое обслуживание вакуумного насоса № 1 в 1 квартале 2018 года»

По вышеуказанным несоответствиям, когда невозможно и/или нецелесообразно восстановить документированную информацию, реализовать необходимые технические мероприятия, в обязательном порядке проводится анализ причин.  И уже по результатам проведенного анализа  формируются выводы о целесообразности назначения корректирующих действий. Форма работы по КД может выглядеть следующим образом, ссылка.

Приведенные формы предполагают совместную работу над их заполнением со стороны руководителя группы аудиторов и ответственным за аудит со стороны процесса/подразделения.

К ответственности ведущего аудитора обычно относят:

• документирование результатов внутреннего аудита и сопровождающий данный процесс информации (участники аудита, критерии, области и пр.)
• оценку результативности корректирующих действий.

Ответственный за процесс/руководитель подразделения анализирует причины выявленного несоответствия, разрабатывает мероприятия, назначает сроки и ответственных лиц.

Департамент обучения и комплексных проектов, info@tms-cs.ru