Оценка эффективности процесса. Рекомендации, как мотивировать на изменения

Оценка эффективности процесса – это оценка затрат, которые расходуются на процесс для получения результата. В результате анализа можно сформировать мероприятия первой, второй, третей и последующих очередности для повышения эффективности каждого процесса.

Парадокс заключается в том, что пока все хорошо, немногие задумывается об улучшениях экономики «на будущее». «Зачем нам оценка эффективности процесса? Если буду не успевать, наберу еще человек 10 мигрантов!» - еще 5-7 лет назад наши эксперты часто получали такие возражения в ответ на предложения изменить процессы для улучшения их экономики. А далее растут затраты на ресурсы, трудовые мигранты становятся недоступными в период пандемии, и на проведение оценки эффективности процессов и необходимых мероприятий по улучшению уже не хватает денег.

Как мотивировать на внедрение улучшений, не дожидаясь значительных ухудшений в показателях?

1. Посчитать, что даст оценка эффективности процесса. Новые результаты, сэкономленные деньги – самый лучший мотиватор. Посмотрите на 2 различных способа хранения прессформ на картинке ниже. Как думаете, как правильно посчитать сэкономленные затраты, чтобы убедить поменять процесс?

Способ хранения прессформ влияет на:

• Скорость переналадки оборудования
• Сохранность качества прессформы и затраты на ее восстановление
• Доступность площадей для операционных процессов
• Трудоемкость процесса и, соответственно, продуктивность персонала, количество персонала, необходимого для переналадки процесса

Все эти факторы можно выявить, проводя комплексную оценку эффективности процесса, в которую входит анализ факторов входных данных, результатов процесса, хода выполнения процесса, персонала, оборудования, коммуникации и т.д.

При расчетах эффекта от инноваций может потребоваться и расчет окупаемости инвестиций на повышение эффективности. Выявленный потенциал для улучшения можно представить в форме экономии денежных средств и времени.

2. Заранее подумать и минимизировать сопротивление персонала

Абсолютно любое изменение, даже инновации для лучшего будущего вызывают сопротивление персонала. Так как оценка эффективности процесса должна привести к сокращению затрат, персонал неизбежно связывает такие проекты с предстоящими увольнениями. Противодействие персонала может сильно помешать проекту по повышению эффективности, поэтому следует уделить внимание этому риску и максимально снизить количество сопротивляющихся сотрудников. Что можно сделать?

• Иметь четкий план действий по проекту, ознакомить с планом коллектив
• Разъяснить все положительные аспекты результатов оценки эффективности процесса. При этом обязательно учитывать интересы каждой целевой группы. Например, создание организованного места хранения прессформ будет означать

для наладчиков оборудования - удобство нахождения нужной оснастки и уменьшение тяжелого труда, для руководителей – это увеличение выработки за одну смену, соответственно, бОльшая прибыль.

• Вовлекать персонал для формирования выводов и рекомендаций по повышению эффективности процесса, в том числе персонала. В рамках проведения оценки мы рекомендуем каждое интервью завершать вопросом: «А что, по Вашему мнению, можно сделать, чтобы улучшить эффективность процесса?».

3. Не планировать сразу полномасштабной проект. Если есть возможность, выполнить и оценить эффект первоначально от небольших, не требующих инвестиций изменений.

В качестве примера из нашей практики приведем результаты проекта по увеличению скорости сборки заказов для интернет-магазина.

Оценка эффективности процесса показала, что товары, которые чаще всего заказывают, хранятся на складе не оптимально, а находятся на втором и третьем ярусах хранения. Для сборки товаров данного артикула персоналу приходилось часто снимать паллеты с ярусов и далее возвращать их обратно. Простое перемещение товарных позиций на одном стеллаже помогло увеличить количество собранных заказов в день на 6,5 %. Подсчет роста эффективности процесса сделан на основе количества подготовленных товарных накладных. Персонал также получил дополнительную мотивацию, так как интернет-магазин применял сдельную форму оплаты труда для сборщиков.

Еще один пример представлен на другом рисунке.

Эффективность процесса отгрузки была увеличена через внедрение четкой процедуры согласования с клиентами времени прибытия их машин на склад, определения мест сборки заказов в порядке согласованного времени отгрузки. Данное простое решение позволило снизить трудозатраты на процесс, уменьшить риск порчи готовой продукции, а также повысить удовлетворенность клиентов, которые быстро получали свои заказы.

Оценка эффективности процесса или всех ключевых процессов организации с недавнего времени выделена в нашей компании в отдельную услугу, краткое описание проекта можно почитать на странице нашего сайта. В наших следующих статьях мы поделимся простыми формулами расчетов, а также новыми примерами.

Департамент комплексных проектов

ООО «ТМС РУС»

info@tms-cs.ru