• English
  • Русский
8 (800) 505-34-91
(звонок из регионов бесплатный)
TMS RUS
ТМС РУС – лидер в области международной и национальной
сертификации, технического надзора и обучения,
инспекций, экспертизы и аудита.
 

Улучшение процессов. Алгоритм. Дарим чек-лист!

Улучшение процессов требуется всегда. Для организаций, кто принял на себя обязательства соответствовать требованиям стандартов ISO, постоянное улучшение необходимо не только реализовывать, но и доказывать на сертификационных аудитах. Мы уже писали про доказательства процесса постоянного улучшения. В этой статье расскажем про улучшение процессов «для внутренних целей».

Шаг 1. С чего все начинается?

Есть две отправных точки для старта проекта по улучшению процессов:

  1. Уже что-то «болит», уже есть недовольство, проблема, негативные факты. Отправная точка в этом варианте-устранить проблемы. При этом следует понимать проблемы, связанные с процессом, очень широко. Проверьте, встречаются ли в вашей организации следующие факты:
  • Прогноз продаж не совпадает с фактическими результатами
  • Увеличилось количество ремонтов в период гарантийного срока
  • Высокая текучесть рабочего персонала за последние 9 месяцев
  • Необходимость частой настройки производственной линии в течение выпуска партии
  • Отсутствие персонала требуемой компетенции
  • Превышение сроков выполнения работ заказа или возможный срок выполнения заказа не удовлетворяет потребителей
  • Невозможность оказывать услуги, производить продукт по стоимости ниже, чем у конкурентом
  • Рост количества отходов производства
  • Исчез поставщик, с кем были достигнуты договоренности

Эти случаи, «когда гром уже грянул», часто вызывают недовольство персонала, так как всегда есть тот, кто «предупреждал про необходимое улучшение процесса, но не был услышан».

  1. Второй вариант. Негативных фактов нет, но ситуация «как сейчас» не будет удовлетворять в будущем. Исходная ситуация здесь –устранить риски, подготовиться к условиям в будущих периодах. Примеры:
  • Руководитель производства утверждает, что организация не справится с объемом выпуска продукции более 12 единиц в месяц
  • Главный инженер ежеквартально просит увеличение бюджета на ремонтный фонд, так как ожидает более высокий процент отказов оборудования
  • Руководитель склада скептически относится к возможности перехода на компьютеризированную складскую программу учета товарно-материальных ценностей к запланированному сроку
  • Планируется изменение законодательства, которое повлияет на процесс
  • Поставщик основных комплектующих заявил об увеличении стоимости через 3 месяца

С точки зрения «идеального менеджмента» начинать улучшение процессов заблаговременно – всегда лучшая история, чем тушить пожары. Сомнения руководителя организации в данных случаях касаются объективности представляемых фактов и согласия с предлагаемыми решениями.

Шаг 2. Алгоритм улучшения процессов

Улучшение процесса мы рекомендуем (и проводим в наших проектах) реализовывать по следующему алгоритму:

  • Определение области (областей) улучшения процесса (согласование целей и планируемых результатов от улучшений). Области улучшения процесса могут быть определены как:

- оценка результативности процесса (дает ли процесс требуемый результат)

- оценка эффективности процесса (достигается ли результат процесса с наименьшими затратами, эффективно)

  • Сбор исходных данных. Подготовка первичного обследования процесса. Для качественной реализации данного этапа рекомендуем использовать чек-листы, опросники. Вопросы оценки результативности процесса, которые использует ТМС РУС, мы вам дарим, скачать чек-лист оценки результативности процесса можно по ссылке. Это – чек-лист самооценки, который предлагается заполнить ответственному за процесс.
  • Первичный аудит процесса. Этап верификации данных из чек-листа, сбора, анализа и оценки фактических данных по процессу.
  • Углубление в исследование. Проведение детализированного анализа процесса. На этой стадии те аспекты процесса, которые на этапе первичного аудита показали риски, отрицательные результаты, изучаются более подробно.  На данном этапе может проводиться, например:

- детальный анализ трудовых ресурсов по выполняемым обязанностям, продуктивности и пр.;

- анализ загрузки, использования, возможностей и узкий мест единиц оборудования;

- анализ структуры клиентов, повторяемости заказов, объемов заказов клиентов по отдельности;

- анализ несоответствий по видам, периодам, сменам их возникновения.

  • Формирование выводов, определение и утверждение направлений по улучшению процесса с выделением приоритетов. Составление Плана работ.
  • Разработка или уточнение, внедрение метрик (KPI) по процессу для осуществления объективного мониторинга прогресса, состояния процесса.
  • Реализация мероприятий по достижению улучшений, при необходимости, корректировка и пересогласование Плана.
  • Оценка результатов на основе внедренной системы KPI.

Шаг 3. Почему улучшение процессов может быть неуспешным?

На что важно обратить внимание: представленный алгоритм по достижению улучшения процесса только на первый взгляд простой. Залог успеха – это три фактора:

  1. Работа с правильными целевыми показателями (нормами)
  2. Анализ и учет всех взаимосвязей процесса. Иначе можно улучшить один процесс, при этом нанести катастрофический вред другому.
  3. Работа только с объективными фактами. На верификацию (перепроверку) данных, например, по загрузке персонала и оборудования, стоимости материалов, времени выполнения производственной операции, по количеству и характеру сбоев оборудования, по повторяемости заказов и удовлетворенности заказчиков и т.д. следует уделить первостепенное внимание.

Именно по причине необходимости работы с правильными и объективными данными мы рекомендуем обращаться за оценкой результативности и эффективности к специалистам нашей компании, которые обладают опыт и всеми необходимыми методами получения объективной информации.

Желаем всем успешного улучшения процессов!

ТМС РУС

info@tms-cs.ru