Внедрение системы менеджмента – это проект, который с одной стороны «подчиняется» всем правилам внедрения проекта (планирование, сбор команды, контроль выполнения этапов и др.), с другой стороны отличается обычно бОльшим сопротивлением персонала, так как связан с изменениями и затрагивает весь персонал организации. В этой короткой статье мы собрали несколько проверенных временем советов, которые помогают осуществить внедрение системы менеджмента пусть и не идеально, но с меньшими потерями.
1. Внедрение системы менеджмента следует делать либо быстро, либо не делать вообще
Соглашайтесь в процессе внедрения системы на «не совсем идеальные» или «не совсем современные» решения. Очень важно запустить процесс изменений и вовлеченность персонала.
2. Создавайте и используйте рычаги влияния на проект внедрения системы менеджмента и его участников со стороны высшего руководства
Лидерство высшего руководства – это не только принцип системы управления, но и один из инструментов снижения сопротивления персонала изменениям. Что можно сделать на практике: проводить встречи по проекту с участием высшего руководства, включить в повестку регулярных оперативных совещаний вопрос о внедрении системы менеджмента, публиковать новости и интервью с руководителями о важности и их поддержке системы управления и многое другое.
3. Спрашивайте, а не догадывайтесь, почему люди не участвуют, отмалчиваются, затягивают решения, в конце концов что люди хотят
Этот совет не только про вовлеченность персонала во внедрение системы менеджмента, но и про создание живой, работоспособной системы управления, которая будет «спущена» не с предыдущего места работы (в лучшем случае), не с шаблонных примеров Интернета, а будет соответствовать контексту организации. То есть проект будет учитывать квалификацию, потребности, условия, особенности функционирования процессов вашей организации.
5. Опирайтесь на то, что уже есть и уже «работает» – знания, работающие процессы, даже если не соответствуют вашему опыту и распространенным практикам
Каждая организация индивидуальна и особенна. Несмотря не все существующие проверенные практики, сильное влияние на внедрение системы менеджмента оказывают собственник, команда руководителей, конкурентная среда, история организации. Приоритет при внедрении СМК следует ставить не на лучшие практики, а на достижение результата организации, который обеспечит развитие.
6. Если в процессе внедрения системы совсем потеряна мотивация, никто ничего не хочет делать, и создается впечатление, что никому ничего не надо – идите и помогайте людям.
Без ссылок на ISO, вне плана проекта, вне должностных обязанностей. Таким образом можно заработать сторонников системы менеджмента и уже далее разобраться, как вернуться к проекту и вовлечь сторонника в убеждение других.
7. Обучайте персонал
Без понимания ответственных за процессы, что такое ISO, зачем оно нужно, какие «плюшки» дает руководителю, внедрение системы менеджмента будет затягиваться. С другой стороны, руководители процессов обычно с энтузиазмом воспринимают предлагаемые возможности пройти обучение по системам менеджмента, особенно с выдачей сертификатов и удостоверений, так как это – опыт, дополнительные компетенции, которые можно использовать при планировании карьеры.
8. Сотрудничайте с аудиторской компанией и экспертами, которые поддерживают эти принципы внедрения системы менеджмента
Если внедренная, уникальная, особенная и работающая система менеджмента, хоть и отличающаяся от существующих общепринятых практик, будет раскритикована «принимающей» стороной (аудитором потребителя, аудитором сертификационного органа), такие высказывания могут сильно демотивировать персонал, а также подтвердить мнения «оппозиции» проекта («зачем всё меняли, столько времени потратили, нужно было подписать предлагаемый комплект документов, и получили бы такой же результат»).
Этот перечень советов, конечно, не является исчерпывающим. Тем не менее, мы очень надеемся, что наши рекомендации помогут всем ответственным за проект по внедрению системы менеджмента реализовать его успешно.
Департамент обучения и комплексных проектов.
Тренинги Академии ТМС РУС, которые помогут реализации проекта по внедрению системы менеджмента:
- Система менеджмента качества. Курс для высшего руководства — 20-21 декабря, онлайн вебинар
- Система менеджмента качества. Внутренний аудит СМК (ISO 9001, ISO 19011) — 15-19 ноября, онлайн вебинар / 22-26 ноября очно учебный центр г. Москва
- Процессный подход в системе менеджмента качества — 13-14 декабря, онлайн вебинар
- Человеческий фактор в системе управления — 18 октября, онлайн вебинар
- Интегрированные системы менеджмента (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018). Курс для высшего руководства — 15-16 декабря, онлайн вебинар
- Интегрированные системы менеджмента (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018). Внутренний аудит — 08 – 12 ноября, онлайн вебинар
- Разработка и внедрение системы менеджмента охраны здоровья и безопасности труда согласно ISO 45001:2018 — 24-25 ноября, онлайн вебинар
- Требования и практика внедрения ISO 14001:2015 — 27-28 декабря, онлайн вебинар
Подробное расписание тренингов Академии ТМС РУС по ссылке.