Аудит поставщика. Часть 1. Предпосылки

Кто следит за нашими новостями, хорошо помнит, что статьи на тему Аудит поставщика появляются у нас регулярно. Почему?

1. Во-первых, мы считаем этот метод очень эффективным. Не просто считаем, а имеем много результатов и подтверждений этому.
2. Во-вторых, мы видим, сколько ошибок допускается на этом пути, что приводит к отсутствию результата, даже ухудшению отношений между поставщиками и покупателями.
3. В-третьих, мы любим эту услугу, так как она дает очень широкие возможности для аналитической и экспертной деятельности.
4. В четвертых, мы знаем, что мы проводим самые правильные аудиты поставщиков. Далее расскажем, на чем основаны наша уверенность

Именно поэтому мы решили вернуться к этой теме еще раз, но более подробно, с конкретными примерами. Конечно, мы не будем приводить ни названия наших заказчиков, ни названия поставщиков, так как темы здесь очень индивидуальные. Как говорится, «все совпадения случайны».

И начнем мы с предпосылок, с условий для того, чтобы аудит поставщика «заработал».

Принцип 1. Здесь, как в ISO 9001. Аудит поставщика будет эффективным методом при наличии системного подхода к этой деятельности. Системный подход, то есть не разовая акция, будут означать для нас, что мы:

• определим целевые показатели/результаты, которых мы хотим достичь через аудит поставщика;
• встроим этот метод и установим его взаимодействие с другими процессами, такими как, анализ бизнес-рисков, анализ рисков продукта/процесса FMEA, корректирующие действия, мониторинг поставщиков, работа с корневыми причинами и пр.;
• будем квалифицировать и развивать аудиторов (ради однократной акции нет экономической целесообразности заниматься обучением аудиторов второй стороны.

Принцип 2. Аудит не ради аудита, всегда есть цель аудита. Много раз об этом говорим, но все равно есть недопонимание или злоупотребление тем, что аудиторские компании делают то, что могут или хотят, а не то, что требуется; покупатели проводят аудиты только потому, что это требуется, а не потому, что верят или ожидают результат. Аудит поставщика должен демонстрировать результаты, и лучше, если это будут на первое время очень понятные результаты, не «снижение рисков».

Принцип 3. Аудит – не ради экскурсии. Мы должны понимать, что правильный аудит отнимает время у аудитируемой организации. Мы отвлекаем персонал на интервью, на демонстрацию подходов, на сопровождение команды аудиторов. Персонал поставщика четко распознает, проводится аудит ради «посмотреть что-то другое» или это действительно сбор информации о деятельности с целью выработки совместного плана развития. Дополнительный аспект – находки и хорошие практики, компания поставщика имеет право не хотеть ими делиться, либо желать сохранить здесь конфиденциальность. В настоящее время из таких практик может состоять ключевое преимущество компании. В этой связи рекомендуем четко делить аудит и ознакомительный визит.

Принцип 4. Высокая компетентность аудитора поставщика. В свое время мне понравился ответ нашего заказчика, который не выехал на аудит поставщика согласно процедуре потому, что пришел к пониманию, что не справится с отраслью, продуктами и спецификой поставщика. Этот пример подтверждает действие принципа 2: мы проводим аудит только тогда, когда уверены в качестве процесса, понимаем, какой результат хотим достичь.

Качество аудита в большей степени зависит от аудитора:

• насколько аудитор сможет установить и вести хорошую коммуникацию с разными сотрудниками поставщика;
• насколько аудитор сможет понять риски, критерии качества процессов и продуктов другого предприятия.

Наш опыт говорит о том, что даже самый негативно настроенный к аудиту сотрудник в процессе аудита может поменять свое отношение, как минимум, на нейтральное, если услышит логические выводы, подходящие и обоснованные рекомендации.

Если данные предпосылки организация готова выполнить, то мы можем переходить к важным размышлениям:

• когда, в какой момент сотрудничества (до, во время или в случае несоответствий) целесообразен и эффективен метод аудита поставщика;
• как формулировать цель и ожидаемый результат от аудита и… (что не делает никто!);
• как определять План Б для случаев, когда ожидаемый результат не получится. Определять будем заранее, до выезда к поставщику, чтобы не потратить зря время и деньги, свои и персонала организации поставщика.

Об этом напишем в части 2. Продолжение следует…

О. Колчина
Департамент обучения и комплексных проектов
tuev@tms-cs.ru