ЛАЙФХАК. Несоответствие. Аудит. Что делать?

Несоответствие на аудите-всегда неприятно, особенно когда оно «всплывает» там, где не ждешь, где аудитору не подготовлена «объяснялка».

Давайте сразу к примеру: 

При возвращении с обхода производства в офис аудиторов встречают два дружелюбных пса. Несоответствие на аудите это потому, что речь идет о системе менеджмента с обязательными требованиями GMP (любое пищевое производство, производство косметической продукции, фармацевтическое производство, производство медицинских изделий и др.). То есть там, где свободно гуляющих вредителей на территории предприятия быть не должно, они есть.

Что делать в такой ситуации ответственному за аудит?

Неправильные решения / действия:

1. Оставаться равнодушным, продолжить аудит как будто ничего не произошло, ответить: «Так бывает»
2. Признавать, что несоответствие на аудите будет всегда: «Ну так у нас рядом жилой сектор, конечно, они забегают»
3. Начинать ругать персонал: «Почему у тебя тут собаки на территории разгуливают?!!!»
4. Понимая, что аудитор прав, тем не менее, придумывать аргументы, почему это точно не несоответствие: «Это собаки приехали вместе с нашими местными пожарниками, которых вызвала охрана …»
5. И наоборот, понимая, что аудитор не прав, молчать, бояться аргументировать и представлять принятые правила системы менеджмента
6. Паниковать, нервничать, расстраиваться,….

Что будет правильными действиями ответственного лица при выявлении несоответствия на аудите?

1. Если несоответствие - действительно несоответствие, то корректно его признать: «Да, действительно непорядок, у нас нежданные гости»
2. Если есть возможность и применимо, прервать аудит и назначить срочные немедленные действия. В нашем случае, например, позвать сотрудника охраны и попросить увести собачек с территории.
3. Если есть возможность и нужна срочность, то инициировать очень оперативно анализ причин с целью назначения корректирующих действий. Озвучить эту необходимость аудитору. Причина нашего примера была сразу выявлена. Для уборки снега были открыты запасные ворота, через которые «вредители» и забежали.

ВАЖНО! При документировании несоответствия и всех предпринятых действий еще раз проанализировать, насколько все причины и все необходимые мероприятия проведены. В нашем примере это может быть анализ,

• почему никто другой не заметил, как собаки проникли на территорию
• а если и заметил, почему не было реагирование на несоответствие на аудите.

По результатам «не заметили» или «не поняли, что это несоответствие аудита», можно дополнить анализ причин, почему не заметили, корректирующие мероприятия (провести обучение).

И аудитор вне зависимости от того, исправлено ли было происшествие и его причина оперативно, по правилам должен документировать это несоответствие аудита в результатах, как раз чтобы в рамках следующего аудита оценить, на сколько результативны были разработанные корректирующие действия.

Департамент Менеджмент Сервис (сертификация систем менеджмента)

info@tms-cs.ru