Ознакомление с документацией

Ознакомление с документацией-логический этап после ее создания, так как в большинстве случаев документация по системе менеджмента создается для того, чтобы ее знал персонал организации и даже персонал под управлением организации (ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001). 

Ознакомление с документацией можно провести разными способами. Приведем ниже способы в порядке увеличения требовательности и трудозатрат на ознакомление с документацией соответственно:

• направить информацию о том, что вышел новый документ по электронной почте или посредством другой системы коммуникации;
• разослать информацию и потребовать предоставить обратную связь; 
• дополнительно вывесить документацию на информационные доски, на демонстрационные экраны, например, в столовой;
• провести ознакомление по документации через внутреннее обучение, инструктаж;
• дополнительно в результате обучения организовать контроль знаний или аттестацию;
• проводить учения персонала по знанию документации. Такой вариант применяется для требований, которые, к счастью, не реализуются в повседневной практике организации. Например, учения проводятся для повторения требований и отработке действий в случае наступления чрезвычайной ситуации (например, пожара, хакерской атаки и др.).

Выбор способа зависит от того:

• какие требования со стороны нормативных документов, обязательств перед потребителями приняла на себя организация. Так, например, нормативные документы по GMP, GDP определяют обязательное обучение персонала по стандартным операционным процедурам и последующий контроль знаний.

• как метод будет наиболее результативным. На результативность влияет много факторов: возраст и опыт персонала, внутренняя культура предприятия, наглядность и доступность документации на ознакомление, текучесть персонала.

Как и в любых практиках систем менеджмента важно достижение результата: персонал должен получить доступ к документации, должен понимать содержание документа и не забывать о них.

Ниже приведем два примера, которые демонстрируют ознакомление с документацией, работающие и неработающие способы, а также наши выводы.

Пример 1.

Во время проживания в гостинице наш эксперт обратил внимание на путаницу с моющими средствами. В душе было размещено мыло для мытья рук, а рядом с раковиной – гель для душа. Надписи на английском языке, но крупным шрифтом и очень популярные слова. В процессе дальнейшего расспрашивания администратором подтверждено, что наполнение флаконов проходило примерно за 2 недели до обнаружения этой путаницы. Это означает, что многие гости гостиницы не читали, что написано на емкостях, либо не сообщали, либо не понимали надписи на английском языке.

ВЫВОД: Не стоит доверять на 100 % тому, что персонал ЧИТАЕТ выписки, документы, размещенные на рабочих местах, «под носом».

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ВЫВОД: Не стоит доверять на 100 % тому, что всему персоналу понятны самые известные слова на английском языке.

Пример 2.

Во время проекта мы познакомились с компанией, правила которой предполагали постоянную внутреннюю коммуникацию через документы: Приказы, Служебные записки, согласование. Через некоторое время после начала запланированного аудита, план которого согласно правилам был заблаговременно направлен в организацию, распространен руководителям департаментов, согласован личными подписями, наши эксперты вынуждены были аудит прервать. Многие руководители не готовы были принять аудиторов, так как на время аудита были спланированы другие дела, встречи и пр. Эксперты задали вопрос о смысле согласования Плана аудита, если он все равно не может быть выполнен. Руководители в ответ поделились тем, что к ним поступает на ознакомление с документацией, на визирование огромное количество документов. Никто в компании не понимает, зачем всех знакомить со всеми документами, поэтому в массиве данных много делается «на автомате», многие не идентифицировали себя в направленном Плане аудита как участников процесса. Аудит пришлось переносить, но этот случай запомнился нам, и мы часто на своем обучение про него рассказываем.

ВЫВОД: Ознакомление с документацией следует проводить только для целевой группы документации. Мы не рекомендуем для большинства документов системы менеджмента указывать список рассылки как «руководители всех подразделений компании.

Записывайтесь на наши семинары:

• Требования и практика внедрения систем экологического менеджмента (ISO 14001:2015). Внутренний аудит 09-12 августа вебинар онлайн
• Требования и практика внедрения систем менеджмента охраны здоровья и безопасности труда (ISO 45001:2018). Внутренний аудит 16-19 августа вебинар онлайн
• Требования и практика внедрения систем менеджмента качества (ISO 9001:2015). Внутренний аудит 06 - 10 сентября очно в учебном центре в Москве
• Человеческий фактор в система менеджмента качества 23 сентября вебинар онлайн

Расписание тренингов «ТМС РУС»

Департамент обучения и комплексных проектов