Улучшение процессов требуется всегда. Для организаций, кто принял на себя обязательства соответствовать требованиям стандартов ISO, постоянное улучшение необходимо не только реализовывать, но и доказывать на сертификационных аудитах. Мы уже писали про доказательства процесса постоянного улучшения. В этой статье расскажем про улучшение процессов «для внутренних целей».
Шаг 1. С чего все начинается?
Есть две отправных точки для старта проекта по улучшению процессов:
- Уже что-то «болит», уже есть недовольство, проблема, негативные факты. Отправная точка в этом варианте-устранить проблемы. При этом следует понимать проблемы, связанные с процессом, очень широко. Проверьте, встречаются ли в вашей организации следующие факты:
- Прогноз продаж не совпадает с фактическими результатами
- Увеличилось количество ремонтов в период гарантийного срока
- Высокая текучесть рабочего персонала за последние 9 месяцев
- Необходимость частой настройки производственной линии в течение выпуска партии
- Отсутствие персонала требуемой компетенции
- Превышение сроков выполнения работ заказа или возможный срок выполнения заказа не удовлетворяет потребителей
- Невозможность оказывать услуги, производить продукт по стоимости ниже, чем у конкурентом
- Рост количества отходов производства
- Исчез поставщик, с кем были достигнуты договоренности
Эти случаи, «когда гром уже грянул», часто вызывают недовольство персонала, так как всегда есть тот, кто «предупреждал про необходимое улучшение процесса, но не был услышан».
- Второй вариант. Негативных фактов нет, но ситуация «как сейчас» не будет удовлетворять в будущем. Исходная ситуация здесь –устранить риски, подготовиться к условиям в будущих периодах. Примеры:
- Руководитель производства утверждает, что организация не справится с объемом выпуска продукции более 12 единиц в месяц
- Главный инженер ежеквартально просит увеличение бюджета на ремонтный фонд, так как ожидает более высокий процент отказов оборудования
- Руководитель склада скептически относится к возможности перехода на компьютеризированную складскую программу учета товарно-материальных ценностей к запланированному сроку
- Планируется изменение законодательства, которое повлияет на процесс
- Поставщик основных комплектующих заявил об увеличении стоимости через 3 месяца
С точки зрения «идеального менеджмента» начинать улучшение процессов заблаговременно – всегда лучшая история, чем тушить пожары. Сомнения руководителя организации в данных случаях касаются объективности представляемых фактов и согласия с предлагаемыми решениями.
Шаг 2. Алгоритм улучшения процессов
Улучшение процесса мы рекомендуем (и проводим в наших проектах) реализовывать по следующему алгоритму:
- Определение области (областей) улучшения процесса (согласование целей и планируемых результатов от улучшений). Области улучшения процесса могут быть определены как:
— оценка результативности процесса (дает ли процесс требуемый результат)
— оценка эффективности процесса (достигается ли результат процесса с наименьшими затратами, эффективно)
- Сбор исходных данных. Подготовка первичного обследования процесса. Для качественной реализации данного этапа рекомендуем использовать чек-листы, опросники. Вопросы оценки результативности процесса, которые использует ТМС РУС, мы вам дарим, скачать чек-лист оценки результативности процесса можно по ссылке. Это – чек-лист самооценки, который предлагается заполнить ответственному за процесс.
- Первичный аудит процесса. Этап верификации данных из чек-листа, сбора, анализа и оценки фактических данных по процессу.
- Углубление в исследование. Проведение детализированного анализа процесса. На этой стадии те аспекты процесса, которые на этапе первичного аудита показали риски, отрицательные результаты, изучаются более подробно. На данном этапе может проводиться, например:
— детальный анализ трудовых ресурсов по выполняемым обязанностям, продуктивности и пр.;
— анализ загрузки, использования, возможностей и узкий мест единиц оборудования;
— анализ структуры клиентов, повторяемости заказов, объемов заказов клиентов по отдельности;
— анализ несоответствий по видам, периодам, сменам их возникновения.
- Формирование выводов, определение и утверждение направлений по улучшению процесса с выделением приоритетов. Составление Плана работ.
- Разработка или уточнение, внедрение метрик (KPI) по процессу для осуществления объективного мониторинга прогресса, состояния процесса.
- Реализация мероприятий по достижению улучшений, при необходимости, корректировка и пересогласование Плана.
- Оценка результатов на основе внедренной системы KPI.
Шаг 3. Почему улучшение процессов может быть неуспешным?
На что важно обратить внимание: представленный алгоритм по достижению улучшения процесса только на первый взгляд простой. Залог успеха – это три фактора:
- Работа с правильными целевыми показателями (нормами)
- Анализ и учет всех взаимосвязей процесса. Иначе можно улучшить один процесс, при этом нанести катастрофический вред другому.
- Работа только с объективными фактами. На верификацию (перепроверку) данных, например, по загрузке персонала и оборудования, стоимости материалов, времени выполнения производственной операции, по количеству и характеру сбоев оборудования, по повторяемости заказов и удовлетворенности заказчиков и т.д. следует уделить первостепенное внимание.
Именно по причине необходимости работы с правильными и объективными данными мы рекомендуем обращаться за оценкой результативности и эффективности к специалистам нашей компании, которые обладают опыт и всеми необходимыми методами получения объективной информации.
Желаем всем успешного улучшения процессов!
ТМС РУС
info@tms-cs.ru