Стандарт ISO 9000:2015, описывающий термины системы менеджмента качества, определяет эффективность как соотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.
Потребность в улучшении эффективности в организациях редко возникает на первых этапах развития, так как первоначально важно становление процессов (научиться на своих и чужих ошибках), при удачном старте есть быстрый рост, который уменьшает критичность затрат.
Истории наших заказчиков подтверждают, что мысли об эффективности возникли, например:
С чего начать проект по улучшению эффективности?
Безусловно, правильным первым шагом будет определение цели и ожидаемых результатов проекта. Оценка эффективности может быть комплексной, проведённой для всех процессов организации или выборочной, посвящённой конкретной единице оборудования, одному или нескольким процессам. Очень желательно сразу обозначать измеряемые цели (как и обычно в СМК), чтобы, во-первых, затраты организации на проект по эффективности были оправданы результатом. Результат «возможно выделение 5 минут свободного времени у оператора ежедневно», наверное, мало кого порадует после минимум трехмесячной работы. Во-вторых, это определит сразу правильные мероприятия и инвестиции для реализации проекта. Если высвобождение 5 минут времени у операторов скорее всего возможно в каждой организации путем проведения простых мероприятий, то высвобождение часа и более уже может повлечь за собой необходимость автоматизации процесса.
Этап 2 – учиться, учиться, учиться… Этот этап – это получение знаний, проведение обучения для рабочей группы о том, что такое эффективный процесс, какие бывают потери, какие бывают мероприятия по повышению эффективности, а также о том, как правильно настроить психологию проекта. Поскольку каждый проект по оценке эффективности вызывает большое сопротивление персонала, еще бОльшее, чем, например, проект по внедрению системы менеджмента качества, очень полезно провести подготовку персонала и в этом направлении, чтобы снять риски саботажа проекта (получите программу тренинга ТМС РУС о психологических аспектах проекта).
И еще один важный момент: так как основа проекта – это эффективность и снижение затрат на ресурсы, то в рабочей группе проекта, которая будет обучаться и исполнять проект далее, нам очень нужны специалисты по финансам и расчетам.
Третий шаг – это сбор данных об основных источниках и причинах затрат в процессах. На данном этапе очень важна объективность данных:
- о том, какие функции в реальности выполняет персонал;
- об объеме переделок, несоответствий, брака;
- о фактических показателях машин и т.д.
Часто объективность данных затруднена и тем, что в организациях в принципе мало собирается данных о процессах. А, если данные и учитываются, то часто вручную, без автоматизации, что также ведет к искажению объективности. Именно поэтому в этой части проекта так важно, чтобы у его участников был правильный мотивационный настрой после всех обучений, и они предоставили реальные ситуации для последующего анализа. Предпосылки неудачных результатов этапа по сбору данных заключаются во фразах:
- «Я вам и так скажу, где лежат наши основные потери».
- «Наше руководство, конечно, попросило оценить продуктивность, возможности ее роста без увеличения штата, но вы же понимание, что это невозможно…».
Выше приведены не придуманные фразы, а как раз те, которые слышат наши эксперты по эффективности, выполняя проекты.
При отсутствии психологических барьеров полученные знания позволяют оценить наличие классических источников потерь, таких как:
- Транспортировка, перемещение.
- Переделка.
- Дублирование операций.
- Не синхронизованные потоки во времени и пр.
Следующий этап – анализ данных и определение приоритетных направлений по повышению эффективности. Важным на данном этапе является проведение расчетов по необходимым инвестициям в мероприятия и сравнение инвестиций с получаемым эффектом, проведение оценки окупаемости вложений. Часто в результате данного этапа рождаются несколько сценариев мероприятий с различными вложениями и результатами в итоге.
После выполнения всех этих шагов мы готовы представить предложения по улучшению эффективности руководству на принятие решение и последующую реализацию.
Что обычно в результате?
Наш опыт проектов по эффективности свидетельствует о том, что основными потенциалами для повышения эффективности были и остаются:
- Работы по уменьшению брака и несоответствий, как от поставщиков, так и в результате межоперационного и финишного контролей.
- Оптимизация хранения с целью исключения роста складских помещений, которая обеспечивается настройками процессов продаж, планирования и работой с поставщиками.
- Уменьшение ручных операций.
- Уменьшение объема контрольных операций либо их перенос от выделенного персонала ОТК к производственному персоналу.
- Перераспределение функций персонала, исключение тех фактов, которые «сложились исторически» в организациях.
Важно! Многие направления работ в проектах по повышению эффективности ведут за собой изменение функций, полномочий и обязанностей персонала. Такие изменения обязаны учитывать положения Трудового кодекса РФ.
Остались вопросы или нужна поддержка?
Напишите нам:
Департамент обучения и комплексных проектов
info@tms-cs.ru