Часто при выборе путей реализации необходимой для организации деятельности, а именно для
— проверки, анализа и/или аудита деятельности, процесса, сотрудников, партнеров, поставщиков
руководство решает вопрос, чьими силами реализовать данную потребность.
С одной стороны, можно использовать внутренние ресурсы, с другой стороны, пригласить внешнюю экспертную организацию. В каких случаях и какое решение будет правильным по совокупности всех факторов влияния?
Факторы для принятия решения по аудиту внешними или внутренними силами
Ответ на этот вопрос зависит в основном от трех факторов:
- наличие возможности объективного проведения проверки;
- наличия компетентности и
- наличия временной возможности (периодичность проверки и/или аудита).
1. Объективность аудита/проверки
Как известно из теории менеджмента сама деятельность по контролю не приносит организации добавленной ценности и, чтобы она все-таки была полезной, результаты проверки и/или аудита должны быть проанализированы и сопровождены соответствующими мероприятиями. «Правильные» мероприятия возможны только при наличии полных и объективных данных по всем этапам процесса, а именно: объективное и открытое предоставление информации со стороны проверяемого объекта — объективный вывод проверяющего/аудитора – нахождение правильной причины – нахождение правильного решения в отношении причины.
Поэтому первый вопрос, на который отвечает менеджмент организации: кто может объективно проанализировать деятельность, процесс, поставщика, партнера,
- не учитывая существующие личностные взаимоотношения,
- не учитывая имеющиеся в наличии факты;
- активно и с заинтересованностью, несмотря на то, что данный аудит/проверка – не основная деятельность сотрудника.
2. Компетентность
Не вызывает вопросов и то, что проверяющий/аудитор должен быть компетентным в вопросе аудита. Компетентность предполагает как наличие специальных знаний по предмету проверки, понимания взаимосвязей и пр., так и набор личных качеств – открытость, способность к диалогу, логика, последовательность и пр.
Безусловно, внутренние стандартные процессы лучше всего знает внутренний персонал, а для внешних процессов поставщиков, партнеров либо новых процессов для организации достаточного количества знаний еще не накоплено.
3. Периодичность проверки/аудита
Если в организации потребность в проверке или аудите возникает часто, шансов найти мотивированный персонал к выполнению такой дополнительной к основной работе задачи меньше. Маловероятно сегодня найти организацию, которая располагает незагруженным, а значит неэффективным персоналом, которому безболезненно можно вменить дополнительные функции. Безболезненно – это означает и то, что персонал со всей ответственностью и воодушевлением отнесется к новой задаче, и то, что в основной работе не возникнет провалов, недоработок.
Исходя из данных аргументов заказывать внешний аудит в сторонней экспертной организации выгодно, когда:
- есть риск необъективности проверки/аудита;
- отсутствует надлежащая компетентность у внутреннего персонала и/или
- отсутствует возможность отвлечения персонала к таким проверкам, особенно, при часто возникающей потребности.
Критерии выбора организации для внешнего аудита
Чтобы «выгодно» было абсолютным «выгодно» (а не относительным), а вышеперечисленные задачи выполнялись внешней экспертной организацией важно учесть самый главный аспект в сотрудничестве по внешнему аудиту- это нахождение постоянного, стабильного и честного партнера.
Постоянный партнер – это партнер, уверенный в долгосрочном сотрудничестве, а значит заинтересованный в максимальной интеграции в систему заказчика, чтобы разобраться в целях, потребностях и даже всех нюансах. Постоянный партнер всегда будет делать больше, чем документировано в договоре, а именно подсказывать, обмениваться опытом и пр.
Стабильность партнера важна как для того, чтобы он имел стабильные цены в условиях колебаний рынка, а также, чтобы он имел стабильный персонал. Стабильность персонала как «носителя» услуги чрезвычайно важна, так как все плюсы постоянство отражаются именно через персонал.
В ответ на аргументы об экономических противоречиях при решении организации выбрать постоянного партнера добавлен еще один ключевой критерий – честность. Честность в партнерстве означает, адекватность подходов (он не продает больше, чем нужно организации), адекватность цен на услуги, консультирование (он предлагает оптимальные пути решения задачи).
Департамент обучения и комплексных проектов
ООО «ТМС РУС»