Разработка регламента в рубрике «Лайфхак» — для многих странное событие, так как распространена повсеместная нелюбовь к документации. Если разбираешься в причинах такой нелюбви, что выходишь на опыт огромного количества персонала, когда разработка регламента:
- была бесполезной, то есть не дала никакого результата («ни холодно, ни жарко»)
- привела к чрезмерной бюрократии и трате времени на заполнение никому ненужных документов
- создала качественный документ, который персонал все равно не выполняет.
В этой заметке мы собрали опробованные практики создания работающего документа, которыми хотим поделиться для всех, кто еще хотя бы чуть-чуть верит, что разработка регламента может быть полезной необходимостью, знает такие примеры из практики и хочет разобраться, «что пошло с разработкой документации не так».
Практика 1. Вовлечение персонала. Психологический прием для достижения согласия всех участников процесса разработки регламента с самого начала. Осознание важности процесса систематизации может быть достигнуто на первых этапах. Далее потребуется контроль за выполнением разработанного регламента, здесь очень нужна будет также поддержка руководителей. Если уже на этом этапе невозможно собрать ключевых лиц компании на обсуждение, то идея с внедрением регламентов обречена на неудачу. Необходимо вернуться на несколько шагов назад, создать предпосылки для регламентирования системы управления.
Практика 2. Баланс обязательств и демократии
Постановка руководителем задач по регламентированию должна выглядеть как:
- озвучивание неоспоримой необходимости в разработке регламента
- возможность демократического выбора: какая детализация, форма, технология будет применена в регламенте осуществления деятельности.
Практика 3. Воодушевление и мотивация
«Вот разработаем регламент и заживём!». Мотивация участников создания документа строится на том, что регламент полезен всем сторонам:
- плюсы для руководителя: меньше времени на подготовку персонала, бОльшая уверенность в соответствии выполняемого процесса, меньше споров «а как сделать правильнее/полезнее» и пр.
- плюсы разработки регламента для сотрудников: прозрачность требований, возможность задать вопросы по написанному, ясность причин наказаний или недовольства начальства
- плюсы аудиторов: регламент позволяет изучить процесс заранее, оценить процесс более быстро (исключаются рассуждения про оговорки, волнение на аудите и пр.)
А вот количество обсуждений, которое разработка регламента неизбежно занимает, рекомендуем ограничить четкой установкой, что документ можно будет в любой момент менять, что нет ожиданий со стороны руководства сразу создать идеальный регламент.
Практика 4. Предоставить время на разработку. Рекомендуем спланировать время встреч и на работу с документацией в календарях руководителей. Это помогает решить сразу две задачи: и подтверждает значимость процесса, равную встречам для, например, обсуждения бюджета, и позволяет реализовывать прогресс в разработке регламента.
Практика 5. Оперативное внедрение и валидация регламента. Требовательность внедрить регламент в жизнь организации – необходимое условие, чтобы документ стал работающим. Для снижения саботажа персонала в процессе внедрения создайте заранее:
- максимально удобные условия для пользования регламентом, например, Атлас форм для скачивания, выписки, сопровождающие обучающие видео и т.д.
- максимально неудобные и невозможные условия для работы не по регламенту. В одной компании наши участники семинаров рассказывали пример, что заполненный по регламенту профиль компетенций на нового сотрудника отдел HR принимал сразу в работу, а email переписку с задачей на поиск персонала нужно было согласовывать по-прежнему с тремя руководителями.
Спустя какое-то время рекомендуем собрать отзывы по регламенту для его уточнения.
И в завершении, наверное, главная рекомендация – не допускать формализма во всем процессе, даже в деталях. Маловероятно, что этап утверждения документа, предполагающий, что руководитель изучает предлагаемый процесс, одобряет его внедрение в компании, осуществляется 01 января, как в нашем примере к этой статье.
Академия ТМС РУС