Аудит поставщика- эффективный и работающий инструмент, если его правильно использовать. В большинстве организаций:
— аудит поставщика проводится только потому, что есть такое правило. Нет понимания, зачем, какой результат от аудита поставщика должен быть;
— нет надлежащей компетентности аудиторов, которые в итоге не знают, как оценивать свидетельства аудита либо не проявляют настойчивости в выводах, встречаясь с эмоциональными сопротивлениями поставщиков;
— нет результата от таких проверок либо результат объективно никто не оценивает;
— если результат аудита поставщика отрицательный, то не отслеживаются, нет готовности и компетенций проводить, проводятся формальные, не проводятся или игнорируются последующие действия. Как на стороне поставщика, так и на стороне заказчика.
Мы- аудиторская компания, проводим аудиты поставщиков более 15 лет, знаем все особенности, лучшие практики, как выстраивать систему качества в закупках, как формировать требования к поставщикам (обучаем ему на наших семинарах) и их проверять в процессе аудитов, какие последующие мероприятия проводить (и это не только про замену и поиск альтернативного поставщика!). В этой длинной статье поделимся реальными вопросами и ситуациями наших заказчиков, практиками, которые обеспечивают результат аудита поставщика. Дочитайте до конца, делимся только полезной и проверенной информацией!
- Что в основе аудита поставщика?
Какие требования предъявлять к поставщику? Разработка требований (в будущем критериев аудита) – один из самых важных этапов.
На нашей первой картинке мы привели самые распространенные вопросы, которые получаем от наших заказчиков. Давайте разбираться по порядку.
Необходимо разделять требования к продукту и к процессам (=системе) поставщика. Требования к продукту определяются в спецификациях, нормативных документах (ГОСТ, ТУ, ТР ТС), чертежах, через эталонные образцы. Для оценки соответствия продукта установленным требованиям также может потребоваться аудит для проверки выполнения, объективности, достоверности, полноты соответствия всем заявленным требованиям. Часто такой аудит называют инспекцией.
В основу аудита процессов, или нескольких процессов (системы менеджмента) должны быть взяты требования к процессам, которые обеспечивают качество, скорость, эффективность, безопасность, воспроизводимость результатов процесса в целом. Не всем клиентам важны все показатели процесса, поэтому здесь как раз и требуются знания экспертов, которые позволят сформулировать правильный состав требований (=в будущем критериев аудита поставщика).
Вопросы, которые следует использовать:
Какие процессы влияют на стабильность (качество, безопасность, низкую себестоимость и пр.) продукта, который компания (планирует) закупать?
Пример 1. Процессы, значимые для поставщика комплектующих изделий: контроль качества, производство и операционный контроль, подготовка производства и уход за оснасткой, оборудованием, закупка и входной контроль, сертификация / декларирование качества, управление чертежами и менеджмент изменений.
Пример 2. Процессы, значимые для дистрибьютора продукции: хранение, транспортировка, учет материальных ценностей и прослеживаемость дистрибьюции, работа с жалобами и рекламациями, процессы отзыва и возврата продукции, соблюдений требований к маркетинговым акциям.
Какие практики влияют на то, чтобы достигался результат процесса?
Пример 1. Уход за оснасткой: идентификация и учет использования оснастки; осмотр, планирование и проведение работ по обслуживанию оснастки, использование правильных вспомогательных материалов; резервный фонд; соблюдение условий хранения и обращения.
Пример 2. Прослеживаемость дистрибьюции: учет движения продукции по номерам партий, поддержание актуальной базы контактов клиентов, взаимные сверки с клиентами и действия при расхождениях; тестовые отзывы продукции.
А теперь еще один вопрос: много ли требований ISO 9001 Вы прочитали в наших лучших практиках для процессов? Безусловно совпадения есть, например, есть требование по обслуживанию элементов инфраструктуры. Но это лишь малая часть. Основные требования к процессам поставщиков детализированы на основе целевых результатов процесса, общих положений по системе менеджмента качества.
Отсюда и вывод, что аудит поставщика целесообразно проводить и в тех случаях, если компания сертифицирована по ISO 9001, системе менеджмента пищевой безопасности или другому стандарту. А если сюда добавить еще и факт распространенности формальных сертификатов на системы менеджмента качества, за которыми нет никакой системы, то формулируем вывод, что сертификаты на системы менеджмента при планировании аудитов поставщиков не стоит учитывать.
- Особенности проведения аудита поставщика
Цель выездной проверки поставщика (аудита), как мы уже говорили, состоит в том, чтобы подтвердить возможность производства продукта (оказания услуги) согласно всем установленным требованиям. Какие особенности стоит учитывать:
- Вести аудит поставщика по установленным критериям, «не скатываться» до проверок требований ISO 9001 на практике. Во время проведения аудита следует быть гибким: идентифицировать и включать в аудит индивидуальные риски, а также учитывать характер вашей закупки: будет осуществляться разработка нового продукта под ваши цели или закупка текущих продуктов (услуг) поставщика. Если речь идет о разовой закупке, индивидуальном изготовлении, то аудит поставщика проводится на примере аналогичных проектов. При этом необходимо учитывать, что не все оборудование, процессы, в том числе, подрядчики, партнеры, могут уже существовать у поставщика на момент проведения его аудита. Здесь необходимо будет сделать акцент на внедренной практике управления проектами. Если у поставщика планируется осуществлять регулярные закупки уже существующих продуктов, аудитор должен концентрироваться на проверке практик, влияющий на стабильность качества производимых продуктов (услуг), а также перепроверять отступления поставщика от ранее согласованных требований.
- Работа с документами на месте, оперативное изучение документации поставщика. Давайте приведем пример частого вопроса наших заказчиков обучения аудиту поставщика.
Практика проведения аудита поставщика свидетельствует о том, что не принято запрашивать или не предоставляется документация по процессам в области аудита для ознакомления до аудита. Причин несколько, это и вопросы конфиденциальности, и нежелание предоставить аудитору достаточно времени для вычитывания всех нюансов документации (всегда в документах можно найти потенциалы для улучшения), и отсутствие документации на момент запроса. Аудитор должен иметь навыки быстрого изучения документации в ходе аудита, нахождения важных положений по процессу, их запоминания для сравнения с результатами интервью аудитируемых и наблюдениями на практике.
- Формулирование заключений по аудиту. Заключения по аудиту поставщика создаются и для поставщика, и для заинтересованных сторон внутри организации-заказчике аудита. Особенность аудита поставщика состоит в том, что эти заключения могут отличаться, так как выводы для внутреннего пользования могут содержать указания на необходимые действия в сотрудничестве с проаудитированным поставщиком. Еще одна особенность заключений- это акцентирование на несоответствиях и соотнесение их с внутренними требованиями организации-заказчика, не со стандартами ISO 9001, IATF 16949, внутренней нормативной документации поставщика.
- Коммуникативные аспекты
Коммуникация на аудите поставщика -особая тема для изучения. Она может быть классической открытой и кооперативной, а может быть и напряженной, конфронтирующей, несмотря на все усилия и правильные действия аудитора. В отличии от внутреннего аудита аудитор не имеет возможности «пожаловаться», обсудить улучшение коммуникации с руководителями проверяемых, поэтому владение методами коммуникации и решениями «на каждый случай» становится ключевым знанием аудитора. К каким ситуациям следует быть готовым:
- давление на аудитора;
- оспаривание выводов аудита;
- оперативные «доделки» по замечаниям аудитора. Здесь приводим еще один пример, рассказанный нашим заказчиком;
- невозможность получить доступ к документации, данным. Поставщик обосновывает непредоставление данных подписанными соглашениями о неразглашении. В случае проведения аудита поставщика на этапе выбора, аудитор проводит оценку соответствия на чужом продукте, где используются чужие чертежи, рецептура, спецификации и пр. Могут быть скрыты данные о наименованиях используемые сырья, их поставщиках.
Пример участка хранения с одного нашего аудита поставщика:
- Действия по результатам аудита поставщика
Основной акцент в каждом аудите — это мероприятия на основе полученных результатов. Для аудита поставщика это особенно важно. Затраты на проверку поставщика методом аудита существенные, это и сами затраты на аудит, путевые расходы. Результат от применения данного метода должен превосходить затраты. Какие могут быть действия:
- в первую очередь, конечно, ожидаются результативные улучшения на стороне поставщика. Для получения результата от действий потребуется запланировать контроль назначения, выполнения мероприятий по улучшению и оценку результативности корректирующих действий;
- действия на стороне организации-заказчике аудита. Возможные действия могут быть очень разнообразны. Часто решения касаются уточнения программы входного контроля, выборка и объем контроля услуг или продукции поставщика могут быть как увеличены, так и сокращены (помним про результат от аудита поставщика, превышающий затраты!). Для дистрибьюторов, например, по результатам оценки могут применяться баллы для поощрения или, наоборот, понижающие коэффициенты.
Используйте наш опыт и примеры данной статьи для построения системы качества в закупках. Обучайте с нами аудиторов для результата в аудитах, проводите аудиты поставщиков с экспертами нашей компании.
Академия ТМС РУС
info@tms-cs.ru
