Почему мы вдруг решили написать статью про автоматизацию бизнес-процессов, когда каждая организация про это публикует свои новости и каждый бизнес-тренер рассказывает про автоматизацию на каждом выступлении?
Поводом для подробного рассмотрения вопроса стали 3 убеждения.
- Автоматизация бизнес-процессов стала неотъемлемым элементом каждой организации. Либо тем элементом, который в малой, средней или большой степени внедряется, либо тем элементом, о котором мечтают, планируют, стремятся. Она позволяет организациям повышать эффективность своей работы, минимизировать человеческий фактор, ускорять и упрощать бизнес-процессы
- Автоматизация бизнес-процессов осуществляется на неподготовленных процессах.. Большинство бизнес-процессов выстроены в организации «исторически», как уж сложилось. Сами алгоритмы и потоки процессов не оптимальны, не отвечают внешней и внутренней среде. Примеры из области контроля:
- Во многих организациях часто у производственного персонала отсутствует функция контроля материалов, полученных с предыдущего этапа и контроля результатов своей деятельности (нет критериев, нет визуализации, нет установленной выборки и методов контроля и пр.), выборочный контроль осуществляет сотрудник ОТК. Часто сотрудник ОТК присутствует только днем, результаты работы вечерних и ночных смен не контролируется на межоперационном контроле, а только на произведенном готовом изделии.
- Программа контроля и не сбалансирована, не учитывает риски и статистику. Например, осуществляется входной контроль всех категорий поступивших материалов, программа входного контроля разработана на основе того, какие технические возможности есть в компании (например, есть возможность провести визуальный осмотр и замерить геометрию), а не на основе того, что требуется, исходя из статистики рекламаций по причине входящих материалов. И именно эти алгоритмы автоматизируются. В итоге получается автоматизированный, но усложненный и неэффективный, часто неподходящий для будущего процесс.
- Область автоматизации в задании для специалистов определяет заказчик (=руководство). Основные упрощения и потери видятся на производственных процессах. Основная «несправедливость» идентифицируется в области выплат персоналу: нет четких измеримых результатов руководителей, для исполнителей — нет четкого понимания результатов каждого, не учитываются переделки, доработки. Автоматизируется производство, автоматизируется сбор данных по результатам работы руководителей и персонала. Другие процессы не были в задании, не рассмотрены. Это приводит также к недостаточным результатам автоматизации бизнес-процессов. Примеры:
- Автоматизированная система обсчитывает потребность в материалах на основе согласованного плана продаж и усредненного срока поставки материалов после формирования заказов поставщику. Не проработаны варианты ответственного хранения у поставщиков, варианты унификации комплектации изделий и пр. Решение приводит к увеличению необходимого объема складских помещений.
Все неудачи в результате автоматизации бизнес-процессов приводят к большим разочарованиям.
Один из примеров сообщения к нам с первым разочарованием приведем ниже.
Сложность выхода из этой ситуации (устранения «неподъемной ноги») заключается в том, что заменив процесс, требуется новая автоматизация бизнес-процессов (=финансы). Получается, что компания в результате проекта не получает того эффекта, который мог бы быть первоначально, часто это просто удорожание процесса, а не повышение эффективности, снижение человеческого фактора и пр.
Как правильно спланировать проект по автоматизации?
Этап 1. Четко определить цели автоматизации бизнес-процессов. Они могут быть разнообразны и зависят от конкретной компании. Кто-то заменяет на этапе автоматизации персонал, кто-то внедряет подходящие для потребителя компании формы коммуникации и подачи заявок, но существуют некоторые общие принципы автоматизации, которые дополнительно к индивидуальным целям проекта необходимо всегда иметь как критерий оценки, делаем верно или не верно.
Эти принципы:
- Повышение эффективности работы
Автоматизация позволяет устранить ненужные рутинные задачи, ускорить выполнение рабочих процессов и улучшить качество результатов. Например, автоматизация процессов управления складскими запасами позволяет снизить время, затрачиваемое на учет товаров, а также минимизировать риски ошибок и потери товаров.
- Оптимизация использования ресурсов
Эта цель вытекает из первой, но имеет в акценте рассмотрения не ход процесса, а его ресурсы. Через автоматизацию можно сократить расход материалов и компонентов, управлять загруженностью сотрудников, повышая их продуктивность, снижать расходы на электроэнергию и пр.
- Накопление и сохранность данных
Автоматизация бизнес-процессов должна обеспечить накопление данным по метрикам процессов. Эти данные в следующем шаге будут позволять проводить анализ в разрезе продолжительности, количества, качества, затрат применительно к времени, сезону, смене персонала, номенклатуре, клиенту и пр.
- Информирование
Информирование о негативных тенденциях, о поступившей рекламации, о несоответствиях предыдущего производственного этапа, о смене поставщика, об изменении в чертеже в нужное время, нужных сотрудников- один из самых полезных результатов проекта по автоматизации.
- Направленность на клиента
Целью автоматизации бизнес-процессов должно быть улучшение качества обслуживания, качества результатов процессов для внутренних и внешних клиентов. Автоматизация позволяет демонстрировать внимание клиентам, ускорить обработку заявок клиентов, улучшить точность и своевременность исполнения заказов, вести коммуникацию и пр. Например, автоматизация процесса сопровождения заказа через создание личных кабинетов клиентов и демонстрацию времени на изготовление заказа или наличия товарного запаса на складе позволяет внешним клиентам (потребителям) планировать свои закупки более точно и правильно.
Этап 2. Анализ бизнес-процессов
Объективный анализ бизнес-процессов рекомендуется завершать идентификацией основных рисков, возможных мероприятий по их устранению с категоризацией затрат на реализацию мероприятий применительно, например, к:
- Финансовым затратам;
- Длительности решения;
- Достижениям в результате;
- Влиянию на другие процессы;
- Сложность в целом.
Рекомендуем использовать следующую структуру для отражения и последующего обсуждения результатов анализа бизнес-процессов.
Этап 3. Планирование проекта
Следующий этап – планирование проекта по автоматизации бизнес-процессов. Чтобы правильно спланировать:
- Выделяем приоритетные процессы для автоматизации;
- Документируем детализированное техническое задание;
- Проверяем на соответствие принципам и цели автоматизации;
- Создаем план проекта.
Используйте предложенный нами алгоритм и рекомендации для успешного старта проекта автоматизации. Проводите вместе с экспертами ТМС РУС независимый аудит бизнес-процессов, чтобы получить еще больше результатов от проекта.
ТМС РУС
info@tms-cs.ru