С чего начинается внедрение любой системы менеджмента?
Правильно,во-первых, с изучения внешних требований (законодательные, отраслевые, требования стандарта системы менеджмента и т.д.) и, во-вторых, с определения внутренних требований, в соответствии с которыми система будет внедряться и поддерживаться на вашем предприятии.
Установить внутренние требования – это как «установить правила игры».
А поскольку этими правилами будет пользоваться не один сотрудник, то их целесообразно согласовать со всеми участниками «игры» и документировать (документированные процедуры, регламенты, инструкции, графики и т.д.).
В каких случаях разрабатывается документация на предприятии:
И так как таким объемом документированной информацией нужно управлять, то, как правило, первой разрабатывается процедура по управлению документацией. Именно от нее зависит, насколько ваши правила будут удобны и понятны, и исполнителям, и тем, кто будет контролировать их исполнение (внутренним аудиторам).
Во время аудитов мы, аудиторы, видим великое разнообразие документов на предприятиях, видим варианты реализации ваших фантазий на этот счет. Возможно, наши наблюдения в этой области будут полезны для вас и помогут сократить период от разработки документа до момента, когда этот документ будет легко и удобно применяться в вашей системе менеджмента.
А потому приведем ряд наблюдений из серии «как не нужно делать»:
И практический совет от бывалого разработчика внутренней документации – прежде, чем утвердить какой-то документ, дайте его сотруднику, не причастному к его разработке и попросите продемонстрировать выполнение описанных в нем требований, алгоритмов… и понаблюдайте за процессом и конечным результатом. Если процесс был понятным, легко и правильно выполнимым, а результат соответствует ожиданиям, а не из серии: «сделать хотел грозу, а получил козу…», значит ваш документ имеет право на жизнь!
Надежда Мантлер
Ведущий аудитор систем менеджмента
info@tms-cs.ru