Зачем проводить оценку бизнес-процессов? Есть несколько причин:
- Есть недовольство текущими результатами;
- Предстоят изменения, например, планируется масштабирование компании, новый большой заказ, реструктуризация и пр.;
- Периодическая плановая оценка для поиска потенциалов для улучшения. В стандартах на системы менеджмента такие плановые оценки бизнес-процессов называют внутренними аудитами.
Какие критерии использовать для оценки процессов?
Мы рекомендуем применять следующие области для исследования:
- Результаты бизнес-процесса. Насколько четко определен планируемый результат? Установлены ли метрики в части качества процесса, сроков предоставления результата, объемов и эффективности? Установлены ли четкие, измеримые метрики? Объективны ли метрики? Согласованы ли метрики с внутренними (внешними) потребителями, стратегическими направлениями? Например:
Подбор персонала: подбирать на интервью с руководителем не менее двух кандидатов, соответствующих установленным квалификационным требованиям, на открытые вакансии в течение макс.1 недели, используя собственные ресурсы (внутренний персонал. Базы данных); сотрудничество с принятыми на работу сотрудниками не менее 2-х лет.
- Регламентирование бизнес-процесса. Регламентирован ли процесс? Известны и понятны ли регламенты команде процесса? Осуществляется ли деятельность в соответствие с регламентом? Актуальны, соответствуют ли контексту регламенты? Применяются ли в процессе внешние нормативно-правовые акты, какие? Кто и как осуществляет мониторинг актуальности внешних регламентирующих документов?
Подбор персонала. Предложения ответственного за процесс и кандидатов на вакансию по графику трудовой деятельности анализируются на соответствие Трудовому кодексу РФ.
Практика: Иногда целесообразно первоначально зарисовать фактический алгоритм, сформировать независимую экспертную оценку бизнес-процесса, только после изучить существующие регламенты, сравнить с текущим состоянием дел и найти отличия.
- Инфраструктура процесса. Какая инфраструктура необходима для осуществления процесса? Определены ли требования к ней, ее поставщикам? В наличии ли инфраструктура согласно установленных требований, в нужном объеме?
Подбор персонала. Для подбора персонала используется сайт для размещения вакансий. Оплата услуг для размещения вакансий в январе текущего года была задержена.
- Команда процесса. Определены ли функции и ответственность команды процесса? Определено ли показатели для каждого участника процесса, согласованы ли показатели персонала с показателями бизнес-процесса? Осуществляется ли мониторинг достижений? Укомплектован ли штат? Какие уникальные знания формируются в процессе? Определены ли методы и практики для сохранения знаний по процессу?
- Коммуникация и отчетность. Какие методы коммуникации по процессу установлены? С какой периодичностью осуществляется коммуникация, кто участники? Какая отчетность предусмотрена, как сохраняется? Как используется накопленный опыт?
- Результативность. Осуществляется ли мониторинг результатов? С какой периодичностью? Достигает ли процесс плановых результатов? Как часто и какие отклонения (отклонения в сроке, в качестве, в эффективности, в объеме) в результате?
Подбор персонала: Прием на работу производственного персонала за последние 12 месяцев в среднем занимает 23 дня, за последние 3 месяца время на подбор – 34 дня. Из принятого на работу персонала только 63% работают 2 года.
- Эффективность бизнес-процесса. С учетом текущих реалий включение в оценку бизнес-процессов вопросов по эффективности очень важный аспект. Вопросы в этом блоке:
- Оптимально и эффективно ли установлен алгоритм осуществления бизнес-процесса?
- Оптимально ли распределены функции и полномочия в ходе процесса?
- Есть ли возможности для упрощения, ускорения процесса, снижения затрат на процесс?
Подбор персонала: Рассмотреть возможность проведения собеседования и принятия решения по кандидату сотрудником HR, исключить отвлечение руководителя производства на собеседования.
- Работа с отклонениями и рисками. Проводится ли регистрация несоответствий и рисков? Частичные и неполные данные также отмечаются в результате оценки бизнес-процесса.
Проводится ли последующий анализ и действия? Оценивается ли результативность действий?
Подбор персонала. В качестве корректирующего действия принято решение использовать для поиска персонала рекламу в локальных группах социальной сети. Установлен тестовый период – 2 месяца, спланирована оценка результативности подбора персонала.
Результаты оценки бизнес-процессов следует детально документировать, даже если есть понимание о том, что на выявленные несоответствия не будут назначены первоочередные действия. И значительные, и незначительные несоответствия анализируются, определяются приоритетные направления для улучшения. Обычно в первую очередь реализуются мероприятия, которые приводят к значительному эффекту или которые легко выполнить, не требуется много дополнительных ресурсов.
Описанные в данной статье подходы не просто теория, мы используем эту методологию в оценке бизнес-процессов наших проектов. Анализируйте процессы собственными силами и с привлечением наших экспертов, это полезно всегда.
Департамент комплексных процессов
info@tms-cs.ru