Разработка документов системы управления является полезной деятельностью только при выполнении определенных условий. Почему?
Во-первых, разработка документов системы управления без знания организации не имеет смысла ни как услуга, ни как процесс вне зависимости от трудозатрат и стоимости, так как ни один аудит поставщика, ни один какой-либо аудит вообще «не примет в зачет» шаблонные документы системы управления, которые не адаптированы и не подходят организации.
Приведем пример одной инструкции по входному контролю на фото внизу.
Есть идея, для какой организации была произведена разработка документов системы управления? Нет? Значит, перед вами плохой документ. Более того, каждый аудитор или проверяющий сразу распознает, где шаблонные документы, переданные организации как «пакет документации». Это вызывает еще больше недоверия ко всем остальным процессам системы управления. И это не просто голословное утверждение, а подтвержденное психологическое явление, когда информация воспринимается человеком через фильтр сформированных убеждений и установок. Если аудитор получил подтверждение, что разработка документов системы управления осуществлена формально, он будет еще долгое время во время аудита искать подтверждения своей правоты, даже если аудитируемая организация предоставит миллион положительных свидетельств своей деятельности.
Во-вторых, разработка документов системы управления без разработки (уточнения, изменения и др.) процессов бессмысленна. То есть, если выполнять рекомендации пункта 1 и документировать реальную практику организации, можно все равно получить отрицательный результат и от аудита, и от системы качества в целом, так как процесс не соответствует требованиям, например, ISO 9001 или в целом не достигает ожидаемого результата.
Например, организация документирует свою практику хранения порошковой краски на открытой площадке в Схеме склада, хотя требования от производителя краски определяют хранение в сухом месте с защитой от влаги.
Как результативно осуществлять разработку документов системы управления? Эксперты ТМС РУС рекомендуют придерживаться следующих принципов:
- Самым главным в системе качества является процесс, который результативен и эффективен, подходит организации. Документ СМК оказывает персоналу лишь поддержку в осуществлении процесса или сохранении его результатов. Таким образом, разработка бизнес-процессов должна быть завершена до старта документирования.
- Разработка документов системы управления должна учитывать:
- — целевую группу пользователей документа. Это поможет определить правильную форму документа системы управления, формат изложения.
- — цель, для которой разрабатывается документ в поддержку процесса. Если документ регламентирует редко реализуемой процесс, необходимо подумать о способах обучения, инструктажа и тренировки по документу, чтобы описанные подходы не были забыты. Если документ описывает повседневную практику, можно включить в состав документа обзорные алгоритмы, таблицы, которые как выписки из документов системы управления можно будет разместить для наглядности на рабочих местах. Дополнительно к таким документам рекомендуется устанавливать плановые периоды пересмотра, так как они не перечитываются в ежедневной практике, могут не учитывать мелкие изменения, отклонения в повседневной практике могут быть не видны персоналу, «замыливается глаз».
- — принцип «золотой середины» для детализации описания деятельности. Документ системы управления не должен получиться очень общим или очень детальным, длинным и нечитаемым.
Мы рекомендуем при разработке документов системы управления держать в голове главный принцип: «Документ существует не ради документа».
Тренинги Академии ТМС РУС, которые помогут реализации проекта по внедрению системы менеджмента:
- Система менеджмента качества. Курс для высшего руководства — 20-21 декабря, онлайн вебинар
- Система менеджмента качества. Внутренний аудит СМК (ISO 9001, ISO 19011) — 15-19 ноября, онлайн вебинар
- Интегрированные системы менеджмента (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018). Курс для высшего руководства — 15-16 декабря, онлайн вебинар
- Интегрированные системы менеджмента (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018). Внутренний аудит интегрированных систем менеджмента — 08 – 12 ноября, онлайн вебинар
- Разработка и внедрение системы менеджмента охраны здоровья и безопасности труда согласно ISO 45001:2018 — 24-25 ноября, онлайн вебинар
- Требования и практика внедрения ISO 14001:2015 — 27-28 декабря, онлайн вебинар
- Техническое обслуживание оборудования — 8-9 декабря, онлайн вебинар
- Система менеджмента рисков в соответствии с ISO 31000 — 6-7 декабря, онлайн вебинар
Обучение по системам менеджмента info@tms-cs.ru