Мы регулярно проводим аудиты эффективности персонала и знаем не понаслышке, какие задачи стоят перед руководителями. В данной статье хотим поделиться опытом и практиками, которые помогают повысить эффективность персонала.
Для начала приведем пару очень распространенных высказываний, подходов и даже не озвученных размышлений. Прочитайте, Вам знакомы они?
- Он (сотрудник) не может работать по-другому, уже все перепробовали!
- Невозможно требовать от персонала высокой отдачи, у нас зарплата самая низкая в регионе.
- Легче поставить контролера, который будет перепроверять за сотрудников, чем его обучить.
- Мы уже рады, что персонал хотя бы пришел на работу.
В каждом из этих высказываний есть некоторая безысходность, признание проблемы и, что жаль, недоверие в то, что ситуацию можно поменять.
Успешный опыт, где компаниям удалось исправить ситуацию, основывается на изменениях двух областей:
Область изменений 1. Организационная культура
Оценить, необходимы ли вам изменения в этой области, поможет чек-лист ниже, который мы составили на основе книги П.Ленсиони про пороки команды. Проверьте, что из нижеперечисленного Вы наблюдаете в Вашем коллективе:
1. Отсутствие взаимной доверия: Первым и самым основным показателем недостаточной организационной культуры является отсутствие взаимной доверия. Сотрудники не доверяют друг другу, не доверяют озвученным решениям, перепроверяют информацию и задачи. Сотрудники не интересуются жизнью друг друга.
2. Боязнь высказывать альтернативное мнение. Проблемы не обсуждаются открыто. Персонал избегают открытых и конструктивных возражений, не озвучивает их руководству. Это препятствует получению обратной связи, принятию эффективных решений и решению проблемы в целом.
3. Неисполнительность. Персонал не полностью отдают себя целям и решениям команды, выполняет решения, так как «пока не нашел другую работу». Принятые решения в целом «принято» не выполнять.
4. Избегание ответственности. Часто мы наблюдаем этот аспект у руководителей среднего звена, когда они избегают принятия ответственности за свои действия и результаты. Это приводит к ослаблению доверия и неразберихе.
5. Всё равно, какой результат. Персонал осуществляет процесс ради процесса, не понимает и даже не вникает в смысл всей деятельности.
Если Вы обнаружили все или некоторые из перечисленных факторов, то пора заняться организационной культурой, так как, даже, если Вы реализуете процессы из области 2, описанной ниже, результат в эффективности персонала не может быть достигнут.
Область изменений 2. Процессы, влияющие на эффективность персонала
Эффективность персонала в организации зависит от нескольких ключевых процессов, которые мы опишем ниже. При отсутствии этих процессов на системной основе в Вашей компании, рекомендуем очень оперативно приступить к их внедрению. Результаты, как обычно говорят, не заставят себя ждать.
1. Процессы обучения, поддержания и развития компетентности. Персонал должен обладать необходимыми навыками и знаниями, чтобы выполнять свои задачи эффективно. Регулярное обучение и развитие помогают улучшить компетентность сотрудников. Очень многие руководители в наших проектах по повышению эффективности персонала признавали тот факт, что не эффективны именно новые сотрудники (либо могут найти эффективный новый персонал). О чем это говорит? О том, что «старый» персонал знает свои фишки, детали процесса, которые не стандартизованы и не переданы новичкам.
2. Мотивация. Компании с четкой системой планирования, выполнения и мониторинг мотивации персонала, имеют более высокую эффективность персонала. Мотивация может быть связана с финансовыми стимулами, возможностью карьерного роста, признанием и удовлетворенностью от работы, форматов работы (очно или дистанционно). Важно – построить правильный процесс для вашей компании.
3. Процесс планирования. Весь процесс: от понимания данных, на основе которых осуществляется планирование, до постановки четких задач и контроля – является важным. Важно учитывать факторы спроса, сезонности, данные нескольких отделов, в том числе, данные продаж, снабжения, сервиса, финансовой службы, кадров и пр. Планирование напрямую влияет на неравномерность и интенсивность работы. Перегрузка и отсутствие равновесия между работой и личной жизнью могут привести к снижению производительности и более высокому уровню стресса сотрудников. Поддержка баланса между работой и личной жизнью, предоставление гибкости способствуют более эффективной работе.
Кроме того, когда сотрудникам предоставляются ясные инструкции и определенные цели, четкие измеримые результаты и сроки их выполнения, они могут легче понимать свои роли и ожидания руководителей от результата, соответственно, более оптимально работать, не переделывать работу дважды.
4. Процесс коммуникации. Хорошая коммуникация является ключевым элементом эффективности персонала. Четкое общение между сотрудниками и руководством, а также между отделами, помогает избежать недоразумений и ускоряет выполнение задач.
5. Повышение эффективности как постоянный процесс. Идентификация и устранение лишних и неэффективных шагов в бизнес-процессах способствует повышению производительности и эффективности персонала.
6. Новые технологии. Поиск и внедрение опять же на постоянной основе новых технологий может значительно улучшить производительность и эффективность персонала. К таким технологиям мы относим, например, автоматизацию рутинных и повторяющихся задач, использование электронных систем управления, современного оборудования и пр. В качестве примера: современные машины часто оснащаются модулем упаковки
9. Управление рабочими местами (5S и не только). Комфортная и подходящая рабочая среда может значительно повлиять на эффективность персонала. Это может включать такие аспекты, как удобные рабочие места, правильное освещение, доступ к необходимым инструментам и технологиям, а также возможность для пауз и отдыха.
Мы перечислили основные области и процессы, которые почти всегда появляются в планах мероприятий по повышению эффективности персонала. Но, как обычно, помните, что каждая организация уникальна и может иметь свои особенности, влияющие на эффективность персонала. Постоянно анализируйте и адаптируйте подходы, чтобы оптимизировать работу и достижение целей вашей команды.
Департамент комплексных проектов