Несоответствия на аудите были, есть и будут. Не потому, что аудитор не может уйти с аудита с пустым отчетом (в практике ТМС РУС много отчетов по аудитам без несоответствий), а потому, что допускать ошибки, иметь неактуальные решения или документы – это нормальная ситуация для каждого процесса. Существует хорошая поговорка: «Нет ошибок у того, кто ничего не делает».
Согласно положениям стандарта ISO 19011 аудит считается завершенным, когда он проведен, документированы и разосланы результаты. Для жизни самой организации, для заказчика аудита в случае проведения аудита поставщика гораздо важнее, что будет дальше происходить по выявленным несоответствиям аудита. Как мы знаем, работать с несоответствиями аудита можно:
- локально, то есть принимать конкретные меры по конкретному случаю, например, проводить коррекцию, или
- глобально, то есть проводить анализ причин, распространять решения на аналогичные процессы и пр. Очень подробно мы рассказываем об этом на нашем обучении по Управлению несоответствиями.
Аудитор лишь документирует несоответствия в отчете. Однако, в аудитах ТМС РУС мы всегда ставим задачу каждому аудитору обсуждать несоответствия на аудите. Это очень важно опять же для двух целей:
- локальная задача. Аудитор должен оценить правильность назначения мероприятий по выявленным несоответствиям аудита. Чтобы это сделать быстро (работа проводится вне аудита с заказчиком), аудитору нужно прояснить ситуацию и получить дополнительные подробности. Здесь важно понять все особенности и контекст несоответствий. Аудитор должен выяснить все факты, связанные с несоответствием, и понять, имеются ли другие связанные последствия, которые могут повлиять на результаты аудиторской проверки.
Если план с корректирующими действиями будет недостаточным, то он вернется к аудитируемым на доработку, теряется время.
- Глобальная задача обсуждения несоответствий аудита более критична. Аудитору важны не сами результата аудита как таковые, а реализация последующих правильных действий, именно тех действий, которые будут достаточны для характера выявленного несоответствия на аудите, не будут «отписками».
Часто мы сталкиваемся с обоснованием несоответствия от наших аудитируемых, что причина- это
«человеческий фактор». Прослушайте фрагмент диалога с аудита, который проводил аудитор ТМС РУС Сергей Клявин, у которого также возник в диалоге «человеческий фактор».
Аудитор задавал наводящие вопросы, которые помогли бы выйти на другую причину несоответствия, скрытую за человеческим фактором. Далее аудитор может предложить рекомендации, которые помогут аудитируемым сотрудникам устранить несоответствия и улучшить процесс.
Есть ли в таком подходе, в обсуждении несоответствий аудита минусы?
Да, есть. Во-первых, на внимательное обсуждение тратится время, которое не предусмотрено планом аудита. Иногда это приводит к тому, что аудитор меняет выборку аудита или даже план аудита. Во-вторых, это может приводить к тому, что аудитируемые сотрудники не обсуждают несоответствия, а принимают или даже требуют от аудитора назвать определенные действия, которые нужно провести, чтобы «не было возражений со стороны аудитора». Задача по анализу несоответствий аудита и назначению последующих действий всегда остается на ответственных за процессы. Аудитор может подсказать, но не разработать финальное решение.
Департамент Менеджмент Сервис (сертификация систем менеджмента)
info@tms-cs.ru
