• English
  • Русский
8 (800) 505-34-91
(звонок из регионов бесплатный)
TMS RUS
ТМС РУС – лидер в области международной и национальной
сертификации, технического надзора и обучения,
инспекций, экспертизы и аудита.
 

Документация систем менеджмента – разрабатываем так, чтобы потом жить

Документация систем менеджмента – разрабатываем так, чтобы потом житьС чего начинается внедрение любой системы менеджмента?

Правильно,во-первых, с изучения внешних требований (законодательные, отраслевые, требования стандарта системы менеджмента и т.д.) и, во-вторых, с определения внутренних требований, в соответствии с которыми система будет внедряться и поддерживаться на вашем предприятии.

Установить внутренние требования – это как «установить правила игры».

А поскольку этими правилами будет пользоваться не один сотрудник, то их целесообразно согласовать со всеми участниками «игры» и документировать (документированные процедуры, регламенты, инструкции, графики и т.д.).

В каких случаях разрабатывается документация на предприятии:

  • если есть внешние требования;
  • если процесс плохо установлен;
  • как критерий проверки (т.к. в нем установлены требования);
  • для обучения персонала;
  • при частых изменениях;
  • при планировании деятельности.

И так как таким объемом документированной информацией нужно управлять, то, как правило, первой разрабатывается процедура по управлению документацией. Именно от нее зависит, насколько ваши правила будут удобны и понятны, и исполнителям, и тем, кто будет контролировать их исполнение (внутренним аудиторам).

Во время аудитов мы, аудиторы, видим великое разнообразие документов на предприятиях, видим варианты реализации ваших фантазий на этот счет. Возможно, наши наблюдения в этой области будут полезны для вас и помогут сократить период от разработки документа до момента, когда этот документ будет легко и удобно применяться в вашей системе менеджмента.

А потому приведем ряд наблюдений из серии «как не нужно делать»:

  • документ должен отражать только суть. Подумайте, добавит ли ценность вашему внутреннему документу, например, наличие титульного листа, содержания, нормативных ссылок, области применения, пролога, эпилога… и т.д.;
  • документ должен быть читабельным. Решите нужно ли жестко определять межстрочные интервалы, размер и наименование шрифта, отступы слева, справа… Или достаточно опираться на здравый смысл;
  • документ должен быть понимаемым. Понимаемым именно исполнителем. Сопоставьте компетентность ваших сотрудников – пользователей данного документа – и уровень сложности этого документа. И если пользователи не владеют специфической терминологией, знанием иностранных языков, то, возможно, не следует их использовать при разработке внутренних документов;
  • поиск документа не должен быть долгим. Но это вовсе не значит, что вы должны присвоить какую-то кодировку для ваших документов, иногда это имеет обратный эффект. Странновато выглядит наличие многозначных кодов на документах на предприятии с численностью в 30 сотрудников;
  • документ должен быть актуальным. Это на этапе разработки ваши документы «свежее не придумаешь», но и ими правит время. Вспомните установить периодичность актуализации внутренних документов.

И практический совет от бывалого разработчика внутренней документации – прежде, чем утвердить какой-то документ, дайте его сотруднику, не причастному к его разработке и попросите продемонстрировать выполнение описанных в нем требований, алгоритмов… и понаблюдайте за процессом и конечным результатом. Если процесс был понятным, легко и правильно выполнимым, а результат соответствует ожиданиям, а не из серии: «сделать хотел грозу, а получил козу…», значит ваш документ имеет право на жизнь!

Надежда Мантлер

Ведущий аудитор систем менеджмента

info@tms-cs.ru