Аудит процесса – это оценка соответствия процесса установленным критериям.
Как и в любой оценке, сначала требования, потом их внедрение, лишь потом оценке. Но может быть и наоборот. Например, аудит процесса может быть использован для того, чтобы проанализировать текущую ситуацию, далее уточнить требования, далее внедрить и так далее.
Прослушайте ситуацию-вопрос слушателя нашего обучения по системе менеджмента качества:
Какие рекомендации можно дать по вопросам?
- Критерии аудита. Аудит процесса даже если есть четкие, установленные критерии аудита, имеет возможность «критиковать» сам регламент на процесс. Регламент процесса может быть несоответствующим контексту, неактуальным, неоптимальным, да и, в целом, ненужным. Стандарт ISO 9001 требует определить для процесса входные данные и результаты, риски, ответственность, критерии результативности и пр. Но прямых требований определять время на исполнение всего процесса или его отдельных этапов нет!
Таким образом, аудитора не должна волновать ситуация (если, конечно, нет нарушений внешних нормативно-правовых актов), когда есть процесс, но нет достаточного количества документированных критериев.
Как тогда оценивать свидетельства аудита?
Критериями на аудите процесса выступают логика, цель процесса, стратегические направления организации. Мы подробно обучаем этому ведущих аудиторов систем менеджмента на нашей программе повышения квалификации.
- Количество аудиторов на аудит процесса. Это уж точно та область, которая максимально находится в ответственности организации, практикующей аудиты процесса. Здесь огромная свобода для решений и улучшения результатов. Команда в 3 аудитора на аудит процесса должна быть обоснована. Не стоит «подгонять» аудит процесса под количество аудиторов, а стоит определять необходимое достаточное количество аудиторов для оценки соответствия процесса. Конечно, учитывать установленную выборку.
Если рассматривать аудит процесса с точки зрения эффективности (иначе и быть не может, так как проводя аудит процесса, мы часто оцениваем эффективность у других!), то все участники команды аудиторов должны иметь не одинаковое, а разные задания (=критерии аудита) для оценки. То есть команда аудиторов часто работает не совместно, а параллельно.
- Компетентность. Компетентность – это приоритет. Аудитор должен понимать сам процесс, требования к нему, видеть риски процесса, знать основные ресурсы и результаты. Иначе аудиторы будут только слушать, а не оценивать. Если аудитор получает задание провести аудит процесса, понимает, что у него нет достаточной компетентности, то он заботится об «усилении» знаний заранее, до старта аудита на месте.
Надеемся, что наши ответы помогут проводить качественные аудиты. Команда экспертов ТМС РУС готова оказать поддержку и в проведении аудитов процессов, и в обучении и стажировках аудиторов вашей организации. Напишите нам Ваш запрос, мы будем рады сотрудничеству!
Департамент комплексных проектов
info@tms-cs.ru